Các giám đốc mới cần biết những gì?

Bạn nhận được lời mời tham gia vào đội ngũ quản lý của một công ty, bạn hoàn toàn tự tin và trả lời là “có”. Chắc chắn sẽ có đôi điều bạn cần làm trước cuộc gặp gỡ đầu tiên này.

Một khi bạn chấp nhận lời mời tham gia vào “bộ sậu” quản lý, công ty sẽ tổ chức một chương trình định hướng dành riêng cho cho bạn. Những giám đốc giỏi luôn chắc chắn rằng họ nắm vững tất cả những gì cần biết trước khi họ bước chân vào phòng hội đồng quản trị và không ngừng đưa ra các câu hỏi cụ thể để có thêm được thông tin, các cuộc họp bàn và ghé thăm nhiều nơi.

Mục đích sau cùng là thực hiện thành công các kế hoạch kinh doanh công ty đã đề ra. Dưới đây là một vài yếu tố bạn sẽ muốn và cần tìm hiểu rõ:

Các ký hiệu, thuật ngữ chuyên môn

Các ký hiệu, thuật ngữ, tên gọi, tên viết tắt chuyên ngành thường được sử dụng trong các cuộc họp ban quản lý. Điều này có thể khiến nhiều giám đốc mới trở nên bối rối, và bất đắc dĩ phải đặt câu hỏi để người diễn giải ý nghĩa trong khi mọi người khác dường như đã hiểu rõ.

Để tránh khỏi khúc mắc này, bạn hãy đề nghị được cung cấp một bạn từ điển thu nhỏ các thuật ngữ có liên quan tới công ty và tới lĩnh vực kinh doanh của công ty.

Chiến lược, các vấn đề then chốt và những nhân vật hàng đầu

Đây là ba yêu tố quan trọng nhất mà bất cứ nhà quản lý mới nào cũng cần tìm hiểu ngay khi bước chân cánh cửa công ty.

Thông thường, cách thức tốt nhất đó là dành ra hai ngày tại trụ sở công ty để gặp gỡ trực tiếp với từng nhà quản lý cấp cao, bắt đầu với CEO (Giám đốc điều hành) và các CFO (Giám đốc tài chính). Tiếp theo đó là các nhà quản lý khác trong nấc thang điều hành của công ty.

Điều này sẽ cho phép các nhà quản trị cấp cao của công ty biết hơn về bạn trước khi họ bắt đầu làm việc với bạn trong phòng họp và đem lại cho bạn cơ hội để tìm hiểu về công ty trong một nơi mà bạn có thể thoải mái đặt ra các câu hỏi.

Bạn có thể đã từng gặp gỡ CEO hay có thể là CFO trong quy trình tuyển dụng giám đốc, song cuộc gặp lần này sẽ rất khác biệt. Nó hướng tới việc cung cấp cho bạn những hiểu biết sâu hơn về các vấn đề then chốt tương thích với một vài người nào đó đóng vai trò quan trọng trong ban giám đốc.

Cuộc gặp gỡ đầu tiên nên là với CEO để bạn có được một cái nhìn tổng quan về công ty và những vấn đề then chốt công ty đang phải đối mặt, thông thường bao gồm cả những thấu hiểu sâu về chiến lược kinh doanh của công ty.

Sẽ rất hữu ích với việc bạn hỏi xem có tài liệu chiến lược kinh doanh gần đây nào của công ty mà bạn có thể xem qua trước hay liệu CEO có thể cung cấp cho bạn những thông tin giá trị nào không. Cuộc gặp gỡ với CEO sẽ đem lại cho bạn cơ hội để tìm hiểu về các con số, các mục tiêu cũng như hiểu được các phương pháp đánh giá hoạt động kinh doanh chủ yếu được sử dụng.

Bên cạnh đó, không tồi chút nào nếu bạn đề nghị CFO giới thiệu cho bạn về bản báo cáo tài chính trong quý gần đây nhất của công ty. Nếu bạn cũng có chân trong ban kiểm toán nội bộ, luôn là một ý tưởng thích hợp khi dành thời gian trò chuyện với các nhà kiểm toán nội bộ.

Tiếp theo bước khởi đầu này, bạn cần lên kế hoạch cụ thể cho ngày tiếp theo sẽ gặp gỡ những ai, ở vị trí nào. Chắc chắn bạn sẽ có rất nhiều cơ hội để đặt ra các câu hỏi khác nhau nhằm tăng thêm sự hiểu biết của mình về công ty.

Ghé thăm các địa điểm

Nhiều công ty thường tổ chức các chuyến thăm qua các địa điểm của công ty cho những giám đốc mới. Nếu không có chuyến thăm quan nào nằm trong kế hoạch định hướng cho bạn, hãy yêu cầu ít nhất một chuyến.

Ví dụ, nếu công ty có hai ngành kinh doanh chính, bạn có thể muốn ghé thăm một cơ sở hoạt động trong từng ngành. Nếu các hoạt động của công ty dễ dàng tiếp cận, chẳng hạn như ngành công nghiệp bán lẻ, bạn có thể tự mình thăm quan các cửa hàng hay các nhà kho,.... Bên cạnh đó, đừng quên ghé thăm một vài cửa hàng của các đối thủ cạnh tranh chính.

Một vấn đề cần quan tâm khi ghé thăm các địa điểm hoạt động đó là đội ngũ nhân viên thường nêu lên các vấn đề về lương thưởng, về tài chính hay phàn nàn về các chính sách của công ty. Đã xảy ra trường hợp 3 giám đốc mới của một công ty lớn ghé thăm một xưởng sản xuất trực thuộc và nhà quản lý xưởng sản xuất này phàn nàn về 3 triệu USD tiền mở rộng nhà xưởng không được cung cấp đầy đủ. Các giám đốc mới này nói với nhà quản lý rằng “đó có thể là một sai sót”.

Ngay khi ôtô của ba giám đốc mới rời bánh khỏi xưởng sản xuất, vị quản lý nọ lập tức gọi điện tới CEO của công ty và nói rằng ông đã nhận được sự giúp đỡ về ngân sách từ cấp quản trị cao nhất.

Không cần phải nói, ba giám đốc mới này - những người có quá ít kiến thức về các con số kinh doanh và các quyết định tài chính - sẽ đương đầu với những đón tiếp lạnh nhạt từ hội sở công ty. Có thể thấy, những phản hồi tốt nhất trong các trường hợp này đó là bạn nói rằng đã ghi nhận vấn đề và sẽ chuyển lời tới CEO để có những quyết định tiếp theo.

Tìm hiểu về Hội đồng quản trị, về Ban giám đốc

Các bản điều lệ công ty, quy định về tổ chức, hướng dẫn hoạt động hay các quy định pháp luật địa phương luôn rất đáng để xem qua. Tuyệt vời hơn nữa là việc hỏi về những đánh giá nhân sự cấp cao gần đây nhất, qua đó bạn có được những thấu hiểu sâu hơn về cách thức hội đồng quản trị hay ban giám đốc nhìn nhận các điểm mạnh và điểm yếu của mình. Một tài liệu quan trọng khác đó là bản đánh giá hoạt động mới nhất đối với CEO.

Các cuộc phỏng vấn tuyển dụng sẽ đem lại cơ hội cho bạn được gặp gỡ một vài thành viên của ban giám đốc, của hội đồng quản trị, nhưng không phải là tất cả. Hãy cố gắng gặp gỡ càng nhiều các giám đốc ở các cấp bậc tương tự như bạn càng tốt.

Cách thức hỏi học này đòi hỏi khá nhiều thời gian và công sức vốn rất khó đáp ứng tốt trong lịch trình làm việc bận rộn của một giám đốc. Tuy nhiên, trong môi trường quản trị kinh doanh ngày nay, thật thiết yếu với những nỗ lực học hỏi thật nhanh chóng và thật sâu rộng của bạn.

Nhờ đó, bạn không chỉ có thể đóng góp nhanh chóng hơn cho công ty trên cương vị một giám đốc, mà bạn sẽ còn cảm thấy tự tin hơn khi biết rõ những gì đang thực tế diễn ra tại một công ty mà bạn vừa mới nhận lời mời làm việc.

Theo Tuyết Mai

Bwportal/Businessweek

Read more »

“Trị” cấp dưới khó bảo

Đôi khi, việc cấp dưới không chịu phục tùng khiến cấp trên phát điên. Phải làm gì để “trị” những nhân viên không chịu nghe lời. Dưới đây là 10 lời khuyên của các chuyên gia quản lý lâu năm dành cho những vị sếp bị nhân viên “qua mặt”.

1. Hãy làm trái với thông lệ

Đừng phàn nàn khi nhân viên rời công sở vào thời điểm chính xác mỗi ngày mà lẽ ra công việc đã được hoàn thành. Hãy khuyến khích họ về nhà và không làm việc quá giờ. Việc hứa hẹn với nhân viên sẽ cho họ nghỉ vào đúng giờ tan sở sẽ là một phần thưởng cho những người mà chưa làm xong những việc mà họ đã có thể làm.

2. Đừng dọa nạt

Một đặc điểm tiêu biểu của những ông chủ kém cỏi là yêu cầu mọi người làm những điều không thể. Những ông chủ kiểu này là người cuối cùng mà nhân viên muốn làm việc cùng và cũng chính là người làm tổn hại đến năng suất lao động bằng cách ca thán và phản đối liên miên. Hãy điều chỉnh mục tiêu theo hướng thực tế.

3. Hãy “giương vây”

Đừng bao giờ để nhân viên gây khó cho bạn bằng cách không làm đúng công việc của mình. Chính nhân viên phải học hỏi từ những lỗi lầm của họ.

4. Đừng cố cạnh tranh với nhân viên

Hãy nhớ rằng thời đại này là xã hội chuộng nhân tài. Chính bạn, chứ không phải nhân viên của bạn, sẽ bị thiệt hại nếu bạn thua trong cuộc cạnh tranh với nhân viên. Nhân viên chỉ phải cạnh tranh với đồng nghiệp của họ thôi.

5. Lên kế hoạch cho những cuộc tụ tập sau giờ làm việc

Những ông chủ ngẫu hứng ra quyết định về một cuộc tụ tập sau khi tan sở thường bị một số nhân viên coi là “kẻ lạm dụng”. Hãy hỏi xem các nhân viên nghĩ gì, hãy lên kế hoạch trước thật kỹ cho cuộc gặp mặt này. Điều đó sẽ giúp bạn không phải cảm thấy “bị bẽ mặt” vì những nhân viên thẳng thừng từ chối tụ tập vì đã bận việc khác, hoặc sẽ tránh cho bạn khỏi bị “nói sau lưng”.

6. Hãy lôi kéo những nhân viên tự tin về mình

Một số nhân viên rất thẳng thắn về những điều họ nghĩ và họ tự hào về bản thân khi làm tốt việc gì. Họ không bao giờ quên hỏi tại sao họ phải làm những gì được bạn yêu cầu. Họ có thể là một “của nợ” làm ảnh hưởng đến việc làm chung theo nhóm, nhưng một khi bạn nắm được họ rồi, bạn sẽ có thế trông cậy vào họ đấy.

7. Hãy chấp nhận tính cách riêng của nhân viên

Bạn nghĩ mà xem, thật khó thay đổi tính cách của bạn. Và lại càng khó hơn để thay đổi tính cách nhân viên của bạn. Vì vậy, đừng bao giờ thử thay đổi họ nhé, hãy cứ chấp nhận con người họ như là họ vẫn thế. Nhưng đừng dung tha cho những kẻ xu nịnh, nếu không họ sẽ cố “bồi thường” những lỗi lầm của mình bằng cách tâng bốc bạn lên mây xanh đó.

8. Hãy thẳng thắn

Đừng tha thứ cho thói chậm trễ, những lời bào chữa và việc làm quá giờ không cần thiết. Hãy nói thẳng với nhân viên rằng họ được tự do làm những gì họ thích, nhưng đừng tin cậy những người không thể quản lý chính mình. Hãy nói mặt đối mặt với nhân viên khi họ cư xử sai thay vì việc phàn nàn sau lưng họ.

9. Hãy giữ bình tĩnh dù có bất cứ chuyện gì xảy ra

Nổi nóng không phải là cách để đối mặt với nhân viên bởi vì họ không sợ cãi lại. Đừng cố bị cuốn vào cuộc chiến tranh cảm xúc với họ. Thay vì đó, hãy tạo một cuộc họp giữa bạn và nhân viên đó để nói chuyện nghiêm túc về vấn đề cần tranh luận.

10. Hãy chuẩn bị cho những điều tồi tệ nhất

Hãy ghi chép lại những gì bạn nói với nhân viên, và hãy lưu giữ những bức e-mail trong trường hợp bạn bị liên đới vào một cuộc tranh chấp.

Theo Tuổi Trẻ

Read more »

Khi nhân viên vắng mặt đột xuất

Việc nghỉ phép đột ngột, không báo trước của nhân viên, dù với bất kỳ lý do gì cũng khiến người lãnh đạo khó chịu và gây ảnh hưởng xấu tới hiệu quả công việc. Là một người sử dụng lao động, bạn sẽ xử sự thế nào khi đột nhiên không thấy nhân viên đi làm?

Cách làm tốt nhất là tất cả nhân viên đều phải được hướng dẫn quy trình làm đơn xin nghỉ phép. Cấp trên trực tiếp phải được hướng dẫn giải quyết các tình huống nghỉ việc đột xuất, khi nhân viên quay lại làm việc, tất nhiên cả việc ra quyết định kỷ luật nếu cảm thấy cần thiết.

Trách nhiệm của người cấp trên trực tiếp

• Đảm bảo tất cả nhân viên biết quy định về việc nghỉ phép.

• Việc đầu tiên cần làm là kiểm tra điện thoại bàn ở nhà của người nghỉ đột xuất.

• Tập hợp các chi tiết cần thiết, chính xác và kịp thời về lý do vắng mặt của nhân viên dưới quyền (ngày bắt đầu nghỉ, lý do vắng mặt, ngày quay lại làm việc, giấy tờ xác nhận nơi đến khi bỏ việc ở công ty, ví dụ đơn thuốc của bác sĩ).

• Ân cần hỏi han nhân viên khi họ quay lại làm việc để tìm hiểu rõ nguyên nhân nghỉ việc.

• Đưa ra hình thức kỷ luật nếu cần thiết.

Kiểm tra khi nhân viên quay lại làm việc

Cần hỏi han nhân viên ngay khi người đó quay lại làm việc để thể hiện rõ sự quan tâm, đồng thời thể hiện sự cứng rắn trong quản lý đối với những trường hợp nghỉ đột xuất.

Cấp trên nên đưa ra lời khuyên giúp nhân viên nghỉ việc đột xuất giải quyết khó khăn của mình nếu người đó gặp trục trặc riêng tư hay chuyện gia đình. Nếu nghi ngờ lý do nghỉ việc của những người mình phụ trách thì đây là cơ hội tốt để cấp trên giải tỏa những nghi ngờ đó.

Cũng cần nhấn mạnh rằng sự vắng mặt đột xuất của người đó đã ảnh hưởng đến quá trình làm việc của công ty, sau đó có thể gợi lại những thành tích mà nhân viên đó đã đạt được để tạo sự đối lập với việc nghỉ đột xuất đáng bị kỷ luật. Đối với số ít thiểu số nhân viên vắng mặt đột xuất với lý do không chính đáng thì khi họ nghỉ việc đột xuất lần thứ hai liên tiếp, cần có những biện pháp trừng phạt nếu thấy cần.

Điều quan trọng nhất là cấp trên phải đối xử nhất quán và công bằng với mọi người.

Theo Doanh nhân Sài Gòn Cuối tuần

Read more »