Kỹ năng đặt câu hỏi

Kỹ năng đặt câu hỏi

Một cuộc họp / hội thảo không có đối thoại là một cuộc họp / hội thảo chết. Để khởi xướng một cuộc tranh luận, để kích thích tư duy phê phán, để kiể tra xem thông tin nào đã tới được người tham dự, người điều hành thường đặt ra các câu hỏi. Đặt câu hỏi là cách nhanh chóng để thu hút người tham dự và tạo ra một không khí cuộc họp / hội thảo sống động.

Mục đích hỏi

Người điều hành đặt ra các câu hỏi để :

- Thúc đẩy người tham dự tìm hiểu các lĩnh vực tư duy mới

- Thách thức các ý tưởng hiện tại

- Thăm dò kiến thức người tham dự

- Tin chắc vấn đề đã được hiểu hoàn toàn , và

- Lấy ý kiến của người tham dự

Câu hỏi tốt

Câu hỏi tốt là câu hỏi ngắn gọn, rõ ý hỏi, giúp người tham dự định hướng, suy nghĩ và suy nghĩ hiệu quả

- Câu hỏi tốt là câu hỏi có mục đích hỏi rõ ràng hay ý hỏi rõ ràng . Khi đặt câu hỏi, cần biết rõ là mình đang tìm kiếm những thông tin gì hoặc muốn người được hỏi nghĩ về điều gì. Khi mục đích hỏi rõ ràng thì mới chọn được từ hỏi đúng. Ý hỏi không rõ ràng nếu cẩu hỏi “mở” quá, chung chung quá.

Ví dụ : Dạo này tình hình anh thế nào ?

Các anh chị nghĩ thế nào về ngày hôm nay ?

Những câu hỏi trên cần nêu rõ hơn “tình hình” gì ví dụ “ sức khỏe hay công việc”; hay “điều gì” về ngày hôm nay, ví dụ thời tiết, kết quả làm việc hay sức khỏe.

- Câu hỏi tốt là câu hỏi ngắn gọn. Tránh những câu hỏi dài với quá nhiều giải thích như : Khi lựa chọn một phương án có rất nhiều yếu tố cần phải cân nhắc. Cần phải xác định tính khả thi, bền vững của nó. Cần phải tính toán xem chi phí cần thiết có đáng để thực hiện không. Cần phải xem phương án đó có ảnh hưởng gì đến môi trường không. Và còn có rất nhiều yếu tố khác như thực hiện mất bao lâu, tác động của nó đến mỗi bền là thế nào. Theo kinh nghiệm của các anh / chị, phần khó khăn nhất trong quá trình lựa chọn phương án giải quyết vấn đề là gì ?

Chỉ cần hỏi : Phần khó khăn nhất trong quá trình lựa chọn phương án giải quyết vấn đề là gì ?

- Câu hỏi tốt chỉ có một ý hỏi . Tránh đưa ra nhiều ý hỏi cùng một lúc khiến người tham dự không biết bắt đầu trả lời từ đâu.

Ví dụ : Cơ cấu quản lý dự án của các anh / chị hiện nay bắt đầu từ cấp nào, mỗi cấp có bao nhiêu người tham dự, chức năng của những người đó là gì , hiệu quả của cơ cấu đó ra sao, và cần thay đổi gì để nâng cao hiệu quả ?

- Câu hỏi tốt dùng từ ngữ phù hợp với vốn từ và trình độ, kinh nghiệm của người nghe

Quy trình hỏi

Trước hết, cần xác định rõ mục đích hỏi

- Tại sao tôi hỏi & hỏi để làm gì ?

- Liệu người tham dự có đủ kinh nghiệm và kiến thức sẵn có để trả lời không ?

Trình tự vấn đáp

Bắt đầu bằng một câu hỏi hẹp, cụ thể rồi tiếp tục với những câu hỏi rộng hơn, trừu tượng hơn.

1. Ra câu hỏi cho cả cuộc họp / hội thảo .

2. Chờ vài giây ( hãy thầm đếm đến 5 )

3. Đảm bảo rằng mọi người đều hiểu câu hỏi (quan sát phản ứng của người tham dự)

4. Chờ vài giây ( hãy thầm đếm đến 7) để mọi người có thời gina suy nghĩ câu trả lời

5. Mời người tham dự đưa ra câu trả lời, có thể để họ tình nguyện trả lời hoặc mời đích danh một vài người bắt đầu

6. Ghi lại ý kiến người tham dự lên bẳng hoặc giấy / thẻ giấy để tất cả mọi người nhìn rõ

7. Đặt thêm những câu hỏi làm rõ ý, những câu hỏi thăm dò và những câu hỏi kiểm chứng

8. Tìm kiếm sự nhất trí của mọi người với những ý kiến đưa ra

Thăm dò

Thăm dò là một kỹ thuật “đào xới” suy nghĩ của người tham dự để tìm ra thực sự trong đầu họ có gì! Các kỹ xảo có hiệu quả :

- Im lặng – cho phép người tham dự có thời gian suy nghĩ và có thể nói với bạn nhiều hơn

- Khích lệ - “Xin cứ tiếp tục….”

- Chi tiết hóa – “Hãy cho tôi biết thêm….”

- Làm rõ – “Ý anh / chị định nói gì với …”

- Thách thức – “Nhưng nếu điều đó đúng, thì điều gì sẽ ….”

- Bằng chứng – “Anh / chị có bằng chứng gì cho thấy rằng ….”

- Sự liên quan – “Phải, nhưng áp dụng vào đây như thế nào…”

- Ví dụ ---“Cho tôi một ví dụ thực tế về …”

Hãy nhớ rằng

Nếu người tham dự không trả lời câu hỏi, hằn có điều gì không ổn trong các câu hỏi hoặc phần diễn giải của người điều hành. Vì thế, hãy chắc chắn về các câu hỏi của bạn – xây dựng trước các câu hỏi – vận dụng các kỹ xảo hợp lý khi hỏi và rồi đáp ứng thích đáng với câu trả lời. Đặt ra những câu hỏi hay là một hoạt động đầy thử thách, đối với cả người điều hành lẫn người tham dự!

Các loại câu hỏi

Hai loai câu hỏi thông thường nhất là câu hỏi mở và câu hỏi đóng

Câu hỏi đóng

Các câu hỏi đóng thường giới hạn – chỉ yêu cầu trả lời “có” hoặc “không” hoặc trả lời rất ngắn

Ví dụ:

- Anh / chị nào đã đọc báo cáo này rồi

- Các anh / chị muốn làm việc cá nhân hay làm việc nhóm

- Các anh / chị có muốn nghỉ giải lao 5 phút trước khi sang nội dung tiếp theo không ?

Câu hỏi mở

Các câu hỏi mở thường đòi hỏi có tính kích thích và thử thách. Các câu hỏi mở thường sử dụng các từ để hỏi như “Tại sao?”, “Như thế nào?”,…

Ví dụ :

- Anh / chị có thể làm gì để tiết kiệm các chi phí hành chính của cơ quan ?

- Tại sao chúng ta thấy nên chọn giải pháp này ?

- Làm thế nào để buổi họp sau kết thúc đúng giờ hơn ?

Các cấp độ câu hỏi

Người điều hành cần biết lựa chọn câu hỏi tùy theo việc họ muốn nhận được những thông tin gì trong công trả lời. Các câu hỏi có thể được phân thành 3 mức độ như sau :

Câu hỏi nhớ lại/ miêu tả

Câu hỏi ở cấp độ này giúp người trả lời miêu tả tình tiết, lời nói, hành động, diễn biến của các sự vật, hiện tượng đã xảy ra.

Ví dụ

- Trong quý vừa rồi chúng ta đã làm được những việc gì ?

- Chiêu hôm qua, các anh/ chị được giao nhiệm vụ gì ?

- Câu hỏi đầu buổi họp của chị Giang là gì?

Tuy nhiên, câu hỏi loại này cũng có thể giúp người trả lời hình dung được những điều sẽ xảy ra trong tương lai

Ví dụ:

- Trong cuộc họp giao ban ngày mai, chúng ta sẽ bàn những việc gì ?

- Khi nào anh / chị sẽ tiến hành nghiên cứu này ?

Câu hỏi phân tích

Cấp độ câu hỏi này đòi hỏi người trả lời phải so sánh, giải thích, tổ chức thông tin, sắp xếp các bước trong một tiến trình, phân tích tìm ra điểm tốt và chưa tốt – hợp lý và chưa hợp lý, đánh giá sự vật và hiện tượng, đưa ra quyết định, quan điểm của mình về một vấn đề.

Ví dụ:

- Phân tích – Phần nào của quá trình này là quyết định nhất ?

- So sánh – Hai phương án này có điểm gì chung ?

- Giải thích – Tại sao anh muốn lựa chọn biện pháp này ?

- Tổ chức – Chị có thể sắp xếp thông tin này như thế nào cho hợp lý hơn ?

- Xếp thứ tự - Các bước này cần được thực hiện theo thứ tự nào ?

- Đánh giá – Anh / chị thấy mục tiêu dự án đạt được ở mức độ nào ?

Câu hỏi ứng dụng

Cấp độ này đòi hỏi người trả lời phải tìm ra những thông tin mới dựa trên những điều đã được phân tích.

Ví dụ:

+ Áp dụng – Điều gì sẽ xảy ra nếu chúng ta sử dụng dầu hòa thay vì dùng xăng ?

+ Ví dụ - Hãy cho một số ví dụ khác mà anh / chị nghĩ có thể ứng dụng kỹ năng này ?

+ Dự báo – Dựa trên cân đối thu chi năm ngoái, năm nay chúng ta có thể lãi bao nhiêu ?

+ Khái quát hóa – Anh / chị nghĩ sẽ vận dụng các kỹ năng mới này như thế nào ?

Ba cấp độ câu hỏi yêu cầu mức độ tư duy khác nhau cả phía người hỏi và người trả lời. Câu hỏi nhớ lại / miêu tả là loại dễ hỏi và dễ trả lời nhất, câu hỏi ứng dụng là câu hỏi khó tìm câu hỏi và cũng khó trả lời nhất.

Trong họp và hội thảo, nên sử dụng cả cấp độ câu hỏi nói trên ngay trong từng phần thảo luận. Để phù hợp với tiến trình tâm lý, và tư duy của người tham dự, người điều hành thường hỏi các câu hỏi nhắc lại trước, sau đến câu hỏi phân tích, và cuối cùng là câu hỏi ứng dụng.

Read more »

Kỹ năng lắng nghe

Kỹ năng lắng nghe

Lắng nghe tốt là khả năng ngừng suy nghĩ và làm việc của mình để hoàn toàn tập trung vào những gì mà ai đó đang nói

Người điều hành cần học cách lắng nghe hay còn gọi là nghe chủ động. Lắng nghe không thể thực hiện cùng lúc với những hoạt động khác, có nghĩa là người lắng nghe sẽ dừng những suy nghĩ khác và lời lẽ của mình trong khi nghe.

Làm gì để lắng nghe hiệu quả :

1.Giữ yên lặng:

Bạn không thể là một người lắng nghe tốt nếu bạn nói chuyện trong khi đang nghe người khác nói. Cần biết khi nào thì nên yên lặng. Hãy kiểm soát “mong muốn được nói ngay” của mình để nghe cho thấu ý kiến, tình cảm, động cơ của người đang nói.

2. Thể hiện rằng bạn muốn nghe:

Người nói sẽ cảm thấy được khích lệ nếu bạn thực sự lắng nghe những gì họ đang nói. Lời nói hoặc cử chỉ của bạn sẽ cho người khác thấy bạn đang chăm chú lắng nghe. Hãy gật đầu, mỉm cười, giao tiếp bằng ánh mắt. Hãy để khuôn mặt bạn thể hiện sự quan tâm của bạn. Hãy đưa ra những câu nói mang tính khích lệ, như “thế à”, “mình hiểu”, “ hay quá”,..

3. Tránh sự phân tán :

Gõ bàn, vẽ nguệch ngoạc, hoặc sắp xếp giấy tờ sẽ cho người khác thấy là bạn không thực sự lắng nghe họ nói.

4. Thể hiện sự đồng cảm và tôn trọng :

Hãy cố đặt mình vào địa vị của người nói và nhìn thế giới theo cách nhìn của người ấy. Hãy thể hiện rằng bạn tôn trọng những gì họ đang nói ra.

5. Kiên nhẫn :

Khi người nói đang lúng túng hoặc diễn đạt không rõ ràng, bạn có thể nêu ra một số câu hỏi nhằm làm rõ hoặc giúp người nói tập trung vào điều muốn nói

6. Giữ bình tĩnh:

Nếu vì một lý do nào đấy mà bạn cảm thấy mất tập trung hoặc nổi giận thì hãy dành thời gian để bình tĩnh lại trước khi bạn tiếp tục lắng nghe. Một người nghe đang mất tập trung hay giận dữ thì không thể lắng nghe hoặc hiểu một cách thấu đáo

7. Đặt câu hỏi

Sử dụng những câu hỏi mở sẽ khuyến khích người nói và cho họ thấy bạn đang quan tâm đến lời nói của họ. Những câu hỏi của một người lắng nghe tốt sẽ giúp được người nói khám phá những ý mới, nhìn nhận vấn đề một cách toàn diện. Ngược lại, các câu hỏi không xuất phát từ việc lắng nghe tốt dễ gây phản ứng tự vệ ở người nói hoặc lặp lại những gì đã nói. Đặt câu hỏi là cách tốt để khuyến khích người nói phát triển khả năng tự giải quyết vấn đề của chính họ.

8. Để những khoảng lặng

Đôi khi người nói sẽ cảm thấy dễ dàng nói ra những suy nghĩ sâu xa, tình cảm và động cơ thực sự của mình khi có ít phút im lặng sau khi đã “xả” xong những điều “bức xúc”. Bởi vậy người lắng nghe hãy dành những khoảng lặng cho người nói, với ngầm ý “tôi vẫn đang lắng nghe, bạn hãy nói tiếp đi”.

Không nên làm gì khi lắng nghe ?

Khi đang nghe, không nên

- Lơ đãng với người nói và coi thường câu chuyện của họ

- Cắt ngang lời người nói, hoặc giục người nói kết thúc câu chuyện của họ, nhìn vào đồng hồ.

- Nói tranh phần còn lại trong câu khi người nói (có thể) đang tìm cách diễn đạt

- Phán xét, đưa ra nhận xét, cãi lại, tranh luận với người nói trước khi nghe hết câu chuyện

- Đưa ra những lời khuyên khi người nói không yêu cầu

- Để cho những cảm xúc của người nói tác động quá mạnh đến tình cảm của mình

- Nghe qua một phễu lọc, áp đặt những kinh nghiệm và niềm tin của cá nhân vào những gì nghe được và hiểu / quy kết vấn đề theo ý niệm sẵn có của riêng mình

- Nghe đại khái, bỏ qua các chi tiết cụ thể, chỉ nhớ các ý chính

Read more »

TIẾN TRÌNH PHƯƠNG PHÁP HỘI THẢO

TIẾN TRÌNH PHƯƠNG PHÁP HỘI THẢO
Sơ đồ

Read more »

PHƯƠNG PHÁP HỘI THẢO DÙNG TRONG ĐIỀU HÀNH HỌP

PHƯƠNG PHÁP HỘI THẢO DÙNG TRONG ĐIỀU HÀNH HỌP

Phương pháp này được sử dụng khi muốn kích thích nhóm người tham dự hoặc người tham gia nảy sinh nhiều ý kiến, ý tưởng trong thời gian ngắn. Đặc biệt hơn, phương pháp này tạo cơ hội cho những ý kiến táo bạo, lạ lùng lóe sáng từ những bài học kinh nghiệm trong cuộc sống cũng như từ suy nghĩ logic khoa học.

Phương pháp hội thảo rất hiệu quả trong công tác quản lsy, đặc biệt trong hội họp để ra quyết định, giải quyết từng vấn đề và lập kế hoạch. Trong hội thảo, người điều hành có thể sử dụng toàn bộ hoặc từng bước của phương pháp hội thảo sao cho phù hợp với nội dung và đối tượng tham dự.

Chuẩn bị

Phương pháp hội thảo thường sử dụng khá nhiều các dụng cụ hỗ trợ như giấy lớn, thẻ giấy, bút mầu, băng keo,… Trong khi thiết kế cuộc họp / hội thảo, người điều hành cần tính toán xem sẽ cần dụng cụ gì trong mỗi bước, và cần số lương bao nhiêu cho mỗi loại. Việc chuẩn bị đầy đủ các dụng cụ hỗ trợ sẽ giúp tiết kiệm thời gian và tránh những bối rối không cần thiết trên phòng họp. Ngoài các dụng cụ hỗ trợ, nhiều người điều hành cũng viết sẵn câu hỏi thảo luận lên giấy lớn để sẵn sàng sử dụng.

Tiến trình bài học sử dụng phương pháp hội thảo

Một bài học sử dụng hoàn chỉnh phương pháp hội thảo gồm 5 bước :

1) Giới thiệu chủ đề, vấn đề cần bàn luận

2) Lấy ý kiến những người tham gia

3) Nhóm các ý kiến

4) Đặt tên cho các nhóm ý kiến

5) Đánh giá các nhóm ý kiến và quyết định bước tiếp theo

Bước 1: Giới thiệu chủ đề, vấn đề bàn luận

Người điều hành giới thiệu vấn đề cần thảo luận, giải thích cho những người tham dự mục đích và kết quả mong đợi của cuộc thảo luận

Bước 2: Lấy ý kiến

Người điều hành đặt câu hỏi trọng tâm để giúp người tham dự suy nghĩ về vấn đề bàn luận. Sau đó dành thời gian cho người tham dự suy nghĩ và nếu có thể thì viết ý kiến vào giấy hay vở của mình trước. Tiếp theo, người điều hành đề nghị mỗi người tham dự đưa ra ý kiến bằng một trong hai cách :

+ Ghi ý kiến lên các tấm bìa hoặc thẻ giấy đã chuẩn bị sẵn, viết chữ to, mỗi ý kiến trên một tấm bìa

+ Người tham dự lần lượt phát biểu ý kiến và người điều hành ghi lại những ý kiến đó lên các tấm bìa hoặc lên bẳng

Ở bước này người điều hành cần tôn trọng tất cả các ý kiến nêu ra, không bình luận, đánh giá hay tranh luận về các ý kiến đó. Người điều hành có thể khuyến khích những người ít nói bằng cách yêu cầu lần lượt các người tham dự đưa ý kiến

Bước 3: Nhóm thông tin / ý kiến

Nếu ở bước trên, người tham dự tự ghi ý kiến của mình thì ở bước này, người điều hành có thể mời từng người đưa lên các ý kiến của mình. Có thể bắt đầu bằng cách yêu cầu mọi người đưa ra ý kiến “quan trọng nhất” của mình, dán lên bảng hoặc đặt xuống nền nhà. Sau đó tiếp tục đề nghị vòng ý kiến thứ hai, thứ ba có thể là các ý kiến “khó thực hiện nhất” hoặc “tốn ít thời gian nhất”. Nếu trùng ý kiến, mọi người có thể xếp luôn tấm bìa của mình cạnh tấm bìa của người khác mang cùng nội dung. Người điều hành cũng có thể khởi đầu bằng cách yêu cầu một người đưa ra tất cả các tấm bìa của mình, dán trên bảng hoặc đặt dưới nền nhà theo một hàng ngang. Sau đó những người khác sẽ mang các tấm bìa của mình lên dán hoặc đặt theo cách : những tấm bìa nào có cùng nội dung với ý kiến người đầu tiên thì xếp ngay phía dưới thành một cột, những tấm bìa nào không có cùng nội dung thì xếp sang một cột mới. Cứ như vậy cho tới khi tất cả mọi người đã tự xếp xong các tấm bìa của mình vào thành các nhóm có nội dung tương tự.

Đôi khi, nếu có quá nhiều nhóm nhỏ, người điều hành sẽ yêu cầu mọi người quan sát thêm một lần nữa để xem có thể ghép một vài nhóm nhỏ với nhau không, nhưng việc này không phải là bắt buộc.

Nếu ở bước trên, người điều hành là người viết ý kiến mọi người tham dự lên các tấm bìa thì lúc này người điều hành sẽ hướng dẫn người tham dự nhóm ý kiến bằng cách : Trước tiên, chọn một tấm bìa có ghi ý kiến dán lên bảng hoặc đặt xuống sàn. Tiếp theo, người điều hành lấy tấm bìa thứ hai giơ lên cho mọi người nhìn thấy và hỏi “ý kiến này có giống / tương tự ý kiến trước không?” . Nếu mọi người đồng ý là có thì dán xuống phía dưới tấm bìa đầu tiên, nếu không thì dán cách xa một đoạn. Người điều hành cứ tiếp tục làm như vậy cho đến khi đã sắp xếp xong tất cả các ý kiến.

Nếu bước trước người điều hành đã ghi được ý kiến của người tham dự lên bảng, ở bước này người điều hành sẽ giúp hội thảo lập nhóm các ý kiến bằng cách : người điều hành bắt đầu với ý thứ nhất trên danh sách và hỏi “Trong danh sách này còn ý nào tương tự như ý này không ?” Người tham dự tìm ra các mối liên hệ giữa các ý trên danh sách, cho đến khi còn lại 4-6 nhóm. Người điều hành ghi mã số nhóm cho các ý (ví dụ: nhóm ngôi sao, nhóm trái tim, nhóm bông hoa, nhóm hình tròn, nhóm tam giác).

Kết thúc bước này, trên bảng hoặc nền nhà sẽ có các nhóm ý kiến có cùng nội dụng được sắp xếp cạnh nhau hoặc đánh mã số để dễ phân biệt.

Bước 4: Đặt tên cho các nhóm thông tin / ý kiến

Người điều hành đề nghị người tham dự đặt tên cho mỗi nhóm thông tin thay cho mã số đã được dùng ở bước trước. Tên của nhóm ý kiến phản ánh ý nghĩa chung của nhóm ý kiến đó. Người điều hành giúp kiểm tra lại xem các ý kiến đã được sắp xếp đúng theo các tên nhóm chưa.

Bước 5: Đánh giá các nhóm ý kiến và quyết định bước tiếp theo

Sau khi đặt tên xong các nhóm ý kiến, người điều hành căn cứ vào nội dung và kết quả mong đợi của bài học hay hội thảo mà có thể làm tiếp một số cách sau:

+ Đánh giá ưu điểm, nhược điểm của mội nhóm ( nếu là các nhóm giải pháp) để chọn hay xây dựng một giải pháp giải quyết vấn đề tốt nhất. Lập kế hoạch thực hiện giải pháp được chọn

+ Lập kế hoạch thực hiện theo mỗi nhóm các ý kiến (nếu là các nhóm biện pháp cùng góp phần tạo nên một kết quả mong muốn)

+ Phân tích điểm mạnh, điểm yếu, thuận lợi, khó khăn của các nhóm ý kiến (nếu là các nhóm định hướng phát triển) để quyết định định hướng phát triển cho cơ quan, chương trình, hay dự án.

Sơ đồ trang tiếp theo tóm tắt các bước của phương pháp hội thảo

Ưu, nhược điểm của phương pháp

Phương pháp hội thảo sử dụng hiệu quả nhất trong các cuộc họp và hội thảo giải quyết vấn đề, ra quyết định và lập kế hoạch. Trong hội thảo, người điều hành có thể sử dụng toàn bộ hay từng bước của phương pháp này sao cho phù hợp với nội dung và đối tượng tham dự.

Hội thảo là phương pháp phù hợp với những nội dung hội thảo liên quan nhiều tới kinh nghiệm cuộc sống, hoặc những nội dung về thay đổi thái độ, hành vi của nhiều người tham dự

Phương pháp hội thảo cho phép người tham dự và những người tham dự có cơ hội tham gia ở mức cao nhất. Do vậy, trong các cuộc họp / hội thảo có mức độ tham gia thấp, có thể áp dụng các bước từ 1 – 3 để khuyến khích người tham dự đưa ý kiến một cách đồng đều.

Khi sử dụng phương pháp hội thảo, cần lưu ý dự tính thời gian phù hợp. Phương pháp này đòi hỏi các ý kiến phải được nêu đầy đủ và rõ ràng, do vậy có thể mất thêm thời gian để làm rõ các ý kiến ban đầu còn chung chung. Ngoài ra phương pháp này thường khuyến khích người tham dự tranh luận nhiều và khó kiểm soát về thời gian. Để thực hiện hiệu quả phương pháp này, người điều hành phải chuẩn bị kỹ càng và vững vàng trong kỹ năng điều hành, đặc biệt khi người tham dự quá hứng thú với các ý tưởng sáng tạo hoặc khi có sự bất đồng giữa các ý kiến.

Read more »

THIẾT KẾ HỌP ? HỘI THẢO

THIẾT KẾ HỌP ? HỘI THẢO

Mỗi cuộc họp / hội thảo cũng như một dự án nhỏ, cần được thiết kế và lập kế hoạch chu đáo. Các cuộc họp / hội thảo diễn ra ở những thời điểm khác nhau với những mục tiêu khác nhau nên cần được thiết kế riêng , không được dùng thiết kế của cuộc họp / hội thảo này cho cuộc họp / hội thảo khác.

Người hoặc nhóm điều hành cuộc họp / hội thảo phải thiết kế toàn bộ chương trình họp / hội thảo theo trình tự lo gic : mục tiêu – kết quả mong đợi – chương trình họp / hội thảo – câu hỏi và phương pháp trước ngày họp / hội thảo

Khi điều hành cuộc họp / hội thảo, người điều hành sẽ giới thiệu mục tiêu, kết quả mong đợi và chương tình họp / hội thảo với những người tham dự để họ bổ sung và ủng hộ. Phần này sẽ giúp người tham dự nhìn thấy họ sẽ đi đến đâu trong cuộc họp / hội thảo này.

Người điều hành sẽ sử dụng nhiều phương pháp khác nhau để hướng dẫn người tham gia bình luận các phần trong tiến trình / chương trình họp / hội thảo để cuối cùng đạt các kết quả mong đợi và đạt mục tiêu hội thảo.

Dưới đây là những bước cơ bản trong thiết kế Họp / Hội thảo :

Các bước thiết kế	Câu hỏi hỗ trợ thiết kế
1. Xác định mục tiêu và kết quả họp / hội thảo - Mục tiêu là kết quả ở mức độ cao nhất mà họp / hội thảo có thể đạt được - Mục tiêu họp / hội thảo phải thực tế, có khả năng đạt được. Không xác định mục tiêu họp / hội thảo lớn hơn khả năng thực hiện - Phải cụ thể về thời gian, có thể quan sát được, có thể đạt được trong phạm vi họp / hội thảo - Kết quả là những điều kiện cần và đủ để cuộc họp / hội thảo đạt được mục tiêu đề ra	* Họp / hội thảo để làm gì ? * Khi họp / hội thảo thành công ta sẽ đạt được điều gì ? cho ai ? * Họp / hội thảo sẽ có tác dụng như thế nào đối với người tham gia ? * Mục tiêu bạn nêu ra có thực tế không ? Với thời gian họp / hội thảo là …bạn cho rằng họp / hội thảo sẽ đạt được mục tiêu đã nêu không ? * Để đạt được những mục tiêu của họp / hội thảo cần có những điều kiện gì hoặc * Cần có những kết quả gì để có thể nói rằng đã đạt được các mục tiêu họp / hội thảo? * Nếu thỏa mãn tất cả các điều kiện trên thì có chắc chắn đạt được mục tiêu họp / hội thảo không ? Hoặc * Nếu có những kết quả này thì có đảm bảo chắc chắn đạt được mục tiêu họp / hội thảo không ?
2. Lập chương trình họp / hội thảo - Đưa ra các bước (phần) trong chương tình để đạt được những kết quả mong đợi của cuộc họp / hội thảo đã xác định ở trên - Miêu tả các hoạt động cần thực hiện để có các kết quả mong đợi của họp / hội thảo	* Phải bàn luận những vấn đề nào để có thể có được những kết quả trên ? hoặc * Cần phải thảo luận những gì để tạo ra được những kết quả trên * Nếu thực hiện tất cả những hoạt động này thì có chắc chắn đạt được những kết quả nêu trên không ?
3. Chuẩn bị câu hỏi / câu yêu cầu để điều hành các bước * Viết các câu hỏi người điều hành sẽ sử dụng cho mỗi hoạt động đã miêu tả * Các câu hỏi phải ngắn gọn và rõ ý	- Phải hỏi những câu hỏi nào để lấy được những ý kiến / thông tin cần biết ? - Cần có những câu yêu cầu nào để người tham dự thực hiện những hoạt động này ? * Khi được hỏi câu này, người ta sẽ có thể trả lời như thế nào ? * Khi nghe xong lời yêu cầu này, người ta có thể thực hiện đúng điều mình mong muốn chưa ? * Khi tất cả những câu hỏi này được trả lời, đã có được ý kiến / thông tin mong muốn chưa ?
4. Lựa chọn phương pháp - Quyết định cách thức giúp người tham dự trả lời những câu hỏi đã nêu - Phương pháp phải phù hợp với kết quả cần đạt được của hoạt động và phát huy tối đa khả năng tham gia của người tham dự	- Phương pháp nào là tốt nhất để có được câu trả lời của người tham dự cho câu hỏi này ? - Mục đích của câu hỏi là lấy ý kiến hay giúp người tham dự phân tích ? - Phương pháp này có cho phép lấy được hết ý kiến của từng người không ? có tạo cơ hội cho mọi người thảo luận, phân tích không ? - Phương pháp này có dễ thực hiện đối với người tham dự không ?
5. Hoàn thiện thiết kế - Đảm bảo thiết kế đã đầy đủ chi tiết giúp người điều hành nắm vững từng công việc phải làm	- Thời gian cần thiết cho mỗi hoạt động và mỗi bước, và tổng thời gian cần thiết ? - Có cần điều chỉnh gì về hoạt động hoặc phương pháp để phù hợp với thời gian cho phép không ? - Cần sử dụng những phương tiện / dụng cụ gì trong mỗi hoạt động ? - Cần những tài liệu gì ? - Ai sẽ điều hành phần nào ? - Cộng thêm 10% thời gian dự phòng cho toàn bộ cuộc họp / hội thảo .

Read more »