Sử dụng phương tiện hỗ trợ (phương tiện nghe nhìn)

Sử dụng phương tiện hỗ trợ (phương tiện nghe nhìn)

- Chuẩn bị những nội dung cần thể hiện trên phương tiện hỗ trợ (tập trung vào những điểm quan trọng)

- Phù hợp với mục tiêu, nội dung cần thể hiện và điều kiện thực tế nơi tổ chức họp / hội thảo

- Dùng mầu sắc để tạo tác động mạnh, làm cho các phương tiện hỗ trợ trông lý thú hấp dẫn

- Nên chọn tranh ảnh hoặc bẳng biểu thay cho từ ngữ

- Thể hiện tất các những phần trực quan theo một trật tự logic nhất định

- Kiểm tra xem khi trình bày phương tiện hỗ trợ thì những khu vực xa nhất của phòng họp có nhìn rõ, đọc rõ được không ?

- Tránh việc đọc lại nguyên văn nội dung phương tiện hỗ trợ

- Tạo sự chú ý hợp lý

- Sử dụng thành thạo

- Kiểm tra lại phương tiện hỗ trợ trước khi sử dụng

Lưu ý cụ thể khi sử dụng một số loại phương tiện hỗ trợ

Bảng

- Chỉ ghi những từ / ý chính

- Không vừa nói vừa viết

- Cố gắng tránh quay lưng về phía người tham dự

- Chữ to, rõ ràng

- Chia bảng thành các phần cho các nội dung khác nhau

Giấy khổ to

- Liệt kê những nội dung cần viết từ khái quát đến chi tiết

- Sử dụng mực đỏ và mực đen

- Sử dụng từ chính để viết

- Gạch chân nội dung quan trọng

- Chữ viết to, rõ ràng

- Một tờ giấy không quá 8 ý

Thẻ mầu

- Viết một ý trên một thẻ

- Chữ to, rõ ràng

- Sử dụng thẻ mầu có dụng ý nhất định, ví dụ mỗi màu thẻ cho một hướng trả lời như : ưu điểm / nhược điểm; hay mỗi màu thẻ cho một nhóm làm việc ; hoặc một màu cho các ý kiến cụ thể và một mầu chung cho tiêu đề chung

- Chuẩn bị trước khoảng không để có thể dán / bày thẻ

Giấy trong (dùng cho máy đèn chiếu)

- Mỗi dòng không quá 6 chữ

- Sử dụng từ chính

- Mỗi tờ không quá 6 dòng

- Chữ viết to, rõ ràng

- Thống nhất về kiểu phông và kiểu chữ

- Để giấy trắng giữa hai tờ giấy trong để tránh xước

- Sắp xếp giấy theo thứ tự

Sử dụng máy chiếu

- Chuẩn bị máy chiếu, màn hình, nguồn điện

- Kiểm tra tình trạng hoạt động trước khi sử dụng

- Chuẩn bị sẵn giấy trong, bút viết

- Làm thử

- Đánh dấu vị trí để máy

- Chọn vị trí đứng không che lấp màn hình

- Tắt máy khi không sử dụng

- Sắp xếp giấy theo thứ tự

Trình bầy bằng PowerPoint

- Mỗi trang không quá 6 dòng

- Chỉ dùng cụm từ, câu chính

- Chọn mẫu chữ tròn, đậm với cỡ chữ đủ lớn (VD .VnArrial 36)

- Chuẩn bị máy chiếu, màn hình, máy tính, nguồn điện

- Kiểm tra tình trạng hoạt động trước khi sử dụng

- Làm thử

- Chọn vị trí đứng hoặc ngồi không chắn tầm nhìn của người tham dự

- Tắt máy khi không sử dụng

- Sắp xếp các trang theo thứ tự trình bầy

Video

- Chuẩn bị sẵn và kiểm tra đầu máy, băng hình, nguồn điện

- Thử chiếu

- Bố trí nơi đặt màn hình để có thể thấy rõ

Tranh vẽ / áp phích

- Tranh lớn, có mầu sắc

- Tranh vẽ phù hợp với phần nội dung cần minh họa

Nhìn chung, để sử dụng các phương tiện hỗ trợ họp / hội thảo đạt hiệu quả cao nhất, nên dành thời gian để tập sử dụng trước, nhất là đối với những máy móc thiết bị cần có nguồn điện

Posted in: ky-nang-dieu-hanh-hoi-thao