Sử dụng phương tiện hỗ trợ (phương tiện nghe nhìn)

Sử dụng phương tiện hỗ trợ (phương tiện nghe nhìn)

- Chuẩn bị những nội dung cần thể hiện trên phương tiện hỗ trợ (tập trung vào những điểm quan trọng)

- Phù hợp với mục tiêu, nội dung cần thể hiện và điều kiện thực tế nơi tổ chức họp / hội thảo

- Dùng mầu sắc để tạo tác động mạnh, làm cho các phương tiện hỗ trợ trông lý thú hấp dẫn

- Nên chọn tranh ảnh hoặc bẳng biểu thay cho từ ngữ

- Thể hiện tất các những phần trực quan theo một trật tự logic nhất định

- Kiểm tra xem khi trình bày phương tiện hỗ trợ thì những khu vực xa nhất của phòng họp có nhìn rõ, đọc rõ được không ?

- Tránh việc đọc lại nguyên văn nội dung phương tiện hỗ trợ

- Tạo sự chú ý hợp lý

- Sử dụng thành thạo

- Kiểm tra lại phương tiện hỗ trợ trước khi sử dụng

Lưu ý cụ thể khi sử dụng một số loại phương tiện hỗ trợ

Bảng

- Chỉ ghi những từ / ý chính

- Không vừa nói vừa viết

- Cố gắng tránh quay lưng về phía người tham dự

- Chữ to, rõ ràng

- Chia bảng thành các phần cho các nội dung khác nhau

Giấy khổ to

- Liệt kê những nội dung cần viết từ khái quát đến chi tiết

- Sử dụng mực đỏ và mực đen

- Sử dụng từ chính để viết

- Gạch chân nội dung quan trọng

- Chữ viết to, rõ ràng

- Một tờ giấy không quá 8 ý

Thẻ mầu

- Viết một ý trên một thẻ

- Chữ to, rõ ràng

- Sử dụng thẻ mầu có dụng ý nhất định, ví dụ mỗi màu thẻ cho một hướng trả lời như : ưu điểm / nhược điểm; hay mỗi màu thẻ cho một nhóm làm việc ; hoặc một màu cho các ý kiến cụ thể và một mầu chung cho tiêu đề chung

- Chuẩn bị trước khoảng không để có thể dán / bày thẻ

Giấy trong (dùng cho máy đèn chiếu)

- Mỗi dòng không quá 6 chữ

- Sử dụng từ chính

- Mỗi tờ không quá 6 dòng

- Chữ viết to, rõ ràng

- Thống nhất về kiểu phông và kiểu chữ

- Để giấy trắng giữa hai tờ giấy trong để tránh xước

- Sắp xếp giấy theo thứ tự

Sử dụng máy chiếu

- Chuẩn bị máy chiếu, màn hình, nguồn điện

- Kiểm tra tình trạng hoạt động trước khi sử dụng

- Chuẩn bị sẵn giấy trong, bút viết

- Làm thử

- Đánh dấu vị trí để máy

- Chọn vị trí đứng không che lấp màn hình

- Tắt máy khi không sử dụng

- Sắp xếp giấy theo thứ tự

Trình bầy bằng PowerPoint

- Mỗi trang không quá 6 dòng

- Chỉ dùng cụm từ, câu chính

- Chọn mẫu chữ tròn, đậm với cỡ chữ đủ lớn (VD .VnArrial 36)

- Chuẩn bị máy chiếu, màn hình, máy tính, nguồn điện

- Kiểm tra tình trạng hoạt động trước khi sử dụng

- Làm thử

- Chọn vị trí đứng hoặc ngồi không chắn tầm nhìn của người tham dự

- Tắt máy khi không sử dụng

- Sắp xếp các trang theo thứ tự trình bầy

Video

- Chuẩn bị sẵn và kiểm tra đầu máy, băng hình, nguồn điện

- Thử chiếu

- Bố trí nơi đặt màn hình để có thể thấy rõ

Tranh vẽ / áp phích

- Tranh lớn, có mầu sắc

- Tranh vẽ phù hợp với phần nội dung cần minh họa

Nhìn chung, để sử dụng các phương tiện hỗ trợ họp / hội thảo đạt hiệu quả cao nhất, nên dành thời gian để tập sử dụng trước, nhất là đối với những máy móc thiết bị cần có nguồn điện

Read more »

Sử dụng ngôn ngữ không lời

Sử dụng ngôn ngữ không lời

Ngôn ngữ khoog lời là một yếu tố không thể thiếu trong giao tiếp hàng ngày. Người ta khoog chỉ chuyển thông tin qua nội dung lời nói, mà còn qua cả âm điệu và âm lượng giọng nói, cũng như những biểu hiện trên nét mặt và điều bộ của cơ thể. Đôi khi ngôn ngữ không lời còn đáng tin cậy hơn là những nội dung thể hiện qua lời nói.

Những điểm cần lưu ý về ngôn ngữ không lời khi điều hành liên quan chủ yếu đến ánh mắt, giọng nói, nét mặt, đôi bàn tay, tư thế đứng và việc di chuyển trong lớp của người điều hành

Giao tiếp bằng mắt

- Hãy nhìn người tham dự chứ đừng nhìn vào tờ nhắc của bạn suốt buổi họp

- Giao tiếp bằng mắt với người tham dự, cố gắng bao quát hết phòng hội thảo

- Quan sát người tham dự để đánh giá họ hiểu đến đâu và có chú ý hay không

- Không nhìn chằm chằm một người tham dự quá lâu

Giọng nói

- Nói rõ ràng, đủ âm tiết. Nếu bạn nói theo kiểu nuốt âm, người nghe sẽ không hiểu và sẽ không muốn nghe tiếp

- Nếu bạn thuyết trình hoặc phải trả lời những câu hỏi dài, hãy dừng lại sau một số ý. Mỗi lần dừng lại như vật được gọi là một lần ngắt câu / ngắt đoạn. Những lần ngắt câu / ngắt đoạn , dù chỉ rất ngắn, cũng có thể cho người nghe một chút thời gian để hiểu thấu đáo những gì vừa được diễn tả qua các câu, đoạn đó.

- Tốc độ vừa phải. Nếu nói quá chậm, người nghe sẽ cảm thấy tẻ nhạt và sốt ruột. Nếu nói quá nhanh, người nghe sẽ không thể theo kịp lời nói của bạn và sẽ không muốn nghe tiếp. Tốt nhất là thỉnh thoảng nên thay đổi tốc độ nói, nhấn giọng một số câu từ quan trọng.

- Thay đổi ngữ điệu để nhấn mạnh những điểm chính và tránh gây buồn ngủ

- Sử dụng âm lượng trung bình : không nói quá to mà cũng đừng nói quá nhỏ (làm sao để người ngồi xa nhất trong phòng họp cũng có thể nghe được bạn nói)

- Dừng lại một chút sau các điểm quan trọng để người nghe có thời gian hiểu được ý bạn vừa trình bầy

Nét mặt

- Thay đổi cho thích hợp đối với từng lời nói, cử chỉ và từng loại đối tượng khác nhau

- Hãy mỉm cười, đặc biệt là khi bạn bắt đầu

- Cố gắng giữ nét mặt vừa phải, tập trung trong những tình huống khó

- Tránh mọi nét cau có, đăm chiêu, lạnh nhạt gây khó chịu

Đôi bàn tay

- Mở rộng hai bàn tay và các ngón tay khi bắt đầu nói để tỏ ra tự tin và tôn trọng người nghe

- Để ngửa lòng bàn tay và khép các ngón tay khi làm các động tác minh họa

- Thả lỏng hai vai và hai cánh tay để tạo ra các cử chỉ lịch thiệp và tự tin

- Tránh lặp đi lặp lại nhiều lần một động tác

- Không nên chỉ tay kiểu ra lệnh hoặc chỉ trích

- Luôn kiểm soát được các động tác tay, tránh những việc thừa như xoay bút, búng ngón tay, hay xóc chìa khóa,…

- Không cho hai tay vào túi quần khi đứng trước cuộc họp

- Tránh vuốt tóc, gãi đầu, vuốt mặt, lau kính, sửa lại quần áo, trừ khi thật cần thiết

- Nếu bạn cần cầm tài liệu hoặc tờ nhắc trên tay, hãy lưu ý :

o Đừng cầm cả một tờ giấy to hay một tập giấy, có thể gây ra tiếng sột soạt khó chịu, nên sử dụng một mảnh giấy hoặc mảnh bìa có kích thước bằng ¼ tờ giấy A4

o Đừng cầm tài liệu bằng cả 2 tay, chỉ cần cầm bằng một tay, dành một tay để có những động tác và cử chỉ khác

o Đừng chuyển tài liệu từ tay này sang tay kia liên tục hay cuộn lại rồi vung vẩy trong khi nói khiến người nghe mất tập trung

Tư thế đứng

- Đứng thẳng lưng, đầu ngẩng vừa phải để có tầm mắt bao quát lớn

- Hai tay ở phía trước, không chắp tay sau lưng

- Chân đứng thẳng với độ mở nhiều nhất là bằng vai

Di chuyển trong lớp

- Không nên đứng sau bàn hoặc một vật cản nào đó, hãy thể hiện sử cởi mở của bạn

- Không đứng yên một chỗ nhưng cũng không nên rảo bước khắp phòng

- Việc di chuyển nên có mục đích nhất định, ví dụ để lôi kéo sự chú ý của một người hay một nhóm, hoặc để khuyến khích một ai đó trả lời câu hỏi

- Không nói hoặc hỏi khi đang quay lưng lại với người tham dự

Trang phục

- Quần áo chỉnh tể, mầu sắc hài hòa, đơn giản không làm phân tán sự chú ý của người nghe

- Phù hợp với đối tượng và phong tục tập quán của địa phương

- Người dẫn dắt nên ăn mặc sang hơn độc giả 1 chút

Read more »

Các biện pháp can thiệp nhằm quản lý tiến trình họp / hội thảo

Các biện pháp can thiệp nhằm quản lý tiến trình họp / hội thảo

- Điều chỉnh tốc độ : (nói, làm) nhanh hơn hoặc chậm lại cho phù hợp với tốc độ chung của người tham dự, thêm, bớt thời gian làm bài tập / nhiệm vụ của người tham dự; thêm, bớt khối lượng công việc, bài tập cho người tham dự.

- Điều chỉnh nội dung : Xác định nhanh điều người tham dự muốn thảo luận và điều chỉnh theo chương trình họp / hội thảo theo đó : có thể chỉ là chuyển nhanh sang phần tiếp theo của nội dung, có thể thêm hoặc bớt nội dung so với dự định ban đầu; có thể chuyển trọng tâm của một nội dung.

- Điều chỉnh phương pháp hội thảo để ai cũng có cơ hội tham gia: để phù hợp với khả năng của người tham dự: để phát huy thế mạnh của người tham dự, để tạo ra những phát triển mới trong người tham dự, để khuấy động không khí cuộc họp; để thay đổi hứng thú của người tham dự

- Làm rõ câu hỏi, trả lời băn khoăn: đề nghị người tham dự nêu những băn khoăn / câu hỏi của mình và giúp họ hiểu hơn, hết băn khoăn; người điều hành nhắc lại nhiệm vụ; người điều hành khuyến khích người tham dự về nhóm và đến tận nơi giải thích thêm về yêu cầu

- Cải thiện các mối quan hệ: thực hiện hoạt động xây dựng nhóm (cho nhau những phản hồi tích cực, thương lượng về những việc muốn bạn mình làm thêm / bớt / giữ nguyên, tặng những món quà tinh thần / biểu tượng ; khen công khai những hành vi xây dựng nhóm; tổ chức hoạt động chung cho nhóm )

- Tăng tính tự tin : tạo cơ hội để người tham dự chưa tự tin được phát biểu trước nhóm; khen những thành công ban đầu của họ; giao nhiệm vụ (làm nhóm trưởng) cho họ; tỏ rõ hứng thú của mình với những việc người chưa tự tin đang cố gắng thực hiện

- Giúp giải tỏa những ức chế khác: đôi khi người tham dự bị ức chế do ý kiến của người điều hành hay của người tham dự khác, hoặc do môi trường học tập. Người điều hành cần có những biện pháp phù hợp như : thừa nhận, thử thách, an ủi, đề nghị người tham dự kiên nhẫn thêm, xoa dịu, đưa ra giải pháp ….để giải tỏa ức chế

Xử trí một số tình huống khó thường gặp trong họp / hội thảo

Người tham dự đưa ra những câu hỏi hoặc ý kiến “khó”

- Cân nhắc nhanh xem câu hỏi hoặc ý kiến đó có phù hợp với chủ đề cuộc họp và nội dung đang bàn không

- Nếu không, hãy cám ơn và đề nghị sẽ bàn về câu hỏi hoặc ý kiến đó vào lúc khác (giờ nghỉ, sau giờ, phần nội dung khác)

- Nếu có :

o Mời những người khác cho ý kiến của họ liên quan đến câu hỏi / ý kiến này

o Hỏi thêm để làm rõ các câu hỏi / ý kiến đưa ra

o Hỏi thêm để giúp người tham dự phân tích sâu hơn chủ đề đang tranh luận

o Tổng hợp và tóm tắt các ý kiến

o Bổ sung thêm kinh nghiệm cá nhân

Một vài người tham dự áp đảo những người khác

- Cám ơn họ và nói rằng bạn muốn nghe ý kiến của những người khác

- Mời trực tiếp những người khác cho ý kiến

- Đổi phương pháp: lấy ý kiến nhóm lớn thường khó kiểm soát những người thích áp đảo, bạn có thể đổi sang dùng thảo luận nhóm nhỏ và đưa tất cả những người hay áp đảo vào một nhóm, hoặc có tểh chuyển sang phát thẻ để lấy ý kiến từng người rồi tổng hợp sau

- Nói chuyện riêng với những người thích a”áp đảo” vào giờ nghỉ. Trao đổi với họ về sự cần thiết phải có ý kiến của tất cả mọi người và khuyến khích họ lắng nghe nhiều hơn

Một vài người không nói hoặc không tham gia các hoạt động nhóm

- Đặt câu hỏi trực tiếp cho họ, có thể bắt đầu với những câu hỏi đơn giản

- Mời họ tham gia các hoạt động

- Giao cho họ những nhiệm vụ cụ thể trong mội hoạt động, ví dụ làm nhóm trưởng, làm người báo cáo,…

- Hỏi thăm họ xem có điều gì khó khăn hay không hài lòng không ?

Người tham dự có ý kiến phản đối ý kiến của người điều hành

- Cảm ơn người tham dự đã đưa ý kiến

- Hỏi thêm để làm rõ / cụ thể hơn ý kiến đó; VD : đề nghị đưa ra ví dụ cụ thể, nêu rõ mục đíhc trong tình huống đưa ra, xác định nguyên nhân dẫn đến tình huống đó,…

- Mời những người khác đóng góp thêm ý kiến

- Hỏi để mọi người đi đến kết luận chung . Lưu ý

o Công nhận những gì phù hợp / đúng trong ý kiến phản đối đã nêu

o Bổ sung thêm những gợi ý cho những điểm phù hợp đó

o Điểm lại những phần không phù hợp và nêu rõ nó không phù hợp trong bối cảnh nào

o Giải thích rõ tại sao phần đó không phù hợp

o Đề xuất những giải pháp thay thế cho những phần không phù hợp

Bất đồng ý kiến / quan điểm giữa những người tham dự trong cuộc họp

- Đề nghị mỗi bên đưa ra lý lẽ của mình để hỗ trợ cho ý kiến của họ: ưu điểm / nhược điểm; mức độ phù hợp / không phù hợp

- Dẫn dắt các bên thảo luận đưa ra các đề xuất khả thi nhằm khắc phục những nhược điểm của mỗi ý kiến và đảm bảo ưu điểm của tất cả các ý kiến

- Tổng hợp các đề xuất đưa ra thành một ý kiến cuối cùng mang tất cả những ưu điểm và đã khắc phục được các nhược điểm đã nêu, hoặc để lựa chọn được ý kiến phù hợp hơn trong tình huống cụ thể

Read more »

Kỹ năng phản hồi

Kỹ năng phản hồi

Những việc nên làm và không nên làm khi cho phản hồi

Nên:

- Chắc chắn về những gì bạn định nói. Không nên phản hồi về những việc mình chỉ nghe loáng thoáng hoặc tự suy đoán

- Khen ngợi những điểm tích cực

- Không “chê” hay “phê bình” mà hãy phản hồi theo hướng đề xuất thay đổi hoặc dưới dạng câu hỏi

- Đưa ra thông tin cụ thể và rõ ràng

- Mô tả hành động / sự kiện (nêu những gì bạn thấy chứ không phải bình luận cái gì tốt hay xấu hoặc đưa ra những phỏng đoán về động cơ)

- Bày tỏ sự cảm thông bằng lời nói hoặc cử chỉ

- Ngắn gọn, rõ ràng

- Bắt đầu bằng “tôi” hoặc “theo tôi”, không phải “chúng tôi” hay “mọi người”. Ý kiến phản hồi là ý kiến của riêng bạn chứ không phải của người khác.

- Đưa thông tin phản hồi ngay vào thời điểm phù hợp sớm nhất

Không nên :

- Không nên nhằm cá nhân người nhận phản hồi

- Đùa cợt

- Cường điệu quá mức sự thật

- Phán xét, đánh giá

- Nói cho bõ tức

- Đưa ra thông tin mơ hồ, chung chung

- Phản hồi về việc không thay đổi được

- Nếu quá nhiều ý kiến

- “Nhân tiện” phản hồi những việc xảy ra đã quá lâu

- Để quá thời điểm cần thiết mới phản hồi (sự thay đổi không còn ý nghĩa nữa)

Những việc nên làm và không nên làm khi nhận phản hồi

Nên

- Lắng nghe

- Làm rõ ý kiến phản hồi nếu cần

- Trân trọng ý kiến phản hồi : cảm ơn và xem xét ý kiến một cách nghiêm túc

- Lấy ý kiến phản hồi về lĩnh vực cụ thể

- Chấp nhận: không thanh minh hay giải thích, coi mọi ý kiến phản hồi đều hữu ích như nhau

Không nên:

- Phủ định, phán xét lời phản hồi

- Bực tức

- Giải thích, thậm chí tranh luận với người cho phản hồi

- Tỏ ra không thừa nhận ý kiến phản hồi

Read more »