Replace these every slider sentences with your featured post descriptions.Go to Blogger edit html and find these sentences.Now replace these with your own descriptions.This theme is Bloggerized by Lasantha - Premiumbloggertemplates.com.
This is featured post 2 title
Replace these every slider sentences with your featured post descriptions.Go to Blogger edit html and find these sentences.Now replace these with your own descriptions.This theme is Bloggerized by Lasantha - Premiumbloggertemplates.com.
This is featured post 3 title
Replace these every slider sentences with your featured post descriptions.Go to Blogger edit html and find these sentences.Now replace these with your own descriptions.This theme is Bloggerized by Lasantha - Premiumbloggertemplates.com.
This is featured post 4 title
Replace these every slider sentences with your featured post descriptions.Go to Blogger edit html and find these sentences.Now replace these with your own descriptions.This theme is Bloggerized by Lasantha - Premiumbloggertemplates.com.
This is featured post 5 title
Replace these every slider sentences with your featured post descriptions.Go to Blogger edit html and find these sentences.Now replace these with your own descriptions.This theme is Bloggerized by Lasantha - Premiumbloggertemplates.com.
Thông báo / đọc các mục tiêu của cuộc họp / hội thảo?
Bắt đầu ngay vào nội dung cuộc họp / hội thảo đầu tiên ?
Giới thiệu mọi người với nhau ?
Giới thiệu bản thân bạn ?
Có hai cách để bắt đầu một cuộc họp / hội thảo ?
Bắt đầu bằng nội dung cuộc họp / hội thảo
Bắt đầu bằng hoạt động tạo hứng thú
Bắt đầu cuộc họp / hội thảo bằng hoạt động tạo hứng thú rất quan trọng. Lúc đầu, nếu ta để mọi người giới thiệu làm quen sẽ tốt hơn rất nhiều so với bắt đầu bằng cách đi ngay vào nội dung họp / hội thảo
Tại sao cần tạo hứng thú
Khi tới cuộc họp / hội thảo, tham dự viên đã có những ý tưởng, mong muốn, chờ đợi về những điều họ muốn làm được trong cuộc họp / hội thảo. Nhiệm vụ của người điều hành là sử dụng kích thích hứng thú để kể hợp mong muốn của tham dự viên với mục tiêu cuộc họp / hội thảo. Việc tạo hứng thú không phải là một sự kiện, nó là một quá trình. Quá trình này bắt đầu từ trước cuộc họp / hội thảo, kéo dài trong suốt cuộc họp / hội thảo và còn tồn tại sau khi kết thúc cuộc họp / hội thảo.
Khi nào thì sự hứng thú của tham dự viên bắt đầu và tiếp tục ?
Sự hứng thú của tham dự viên về cuộc họp / hội thảo bắt đầu khi họ nghe nói và biết đến cuộc họp / hội thảo. Sự hứng thú về cuộc họp / hội thảo của tham dự viên tăng lên khi họ cảm thấy thoải mái với :
-Những thông tin qua thư từ, điện thoại giữa người điều hành và tham dự viên
-Những thông tin mà họ nghe được về người điều hành
-Những khó khăn họ phải vượt qua để có thể đi học
-Những phiền nhiễu của con cái, giao thông ... trên đường đến cuộc họp / hội thảo (ví dụ con nhỏ, khó khăn trong việc đi lại ...)
-Cảm giác đầu tiên khi họ bước vào cuộc họp / hội thảo
Tại sao người điều hành phải là người đầu tiên có hứng thú
Người điều hành muốn tạo sự hứng thú của tham dự viên cũng cần phải suy nghĩ đến hứng thú của chính mình. Người điều hành cũng có những suy nghĩ riêng của mình như : lo lắng, hồi hộp, thiếu tự tin,...những cảm giác này không giúp bạn trong giờ thảo luận đầu tiên.
Bởi vậy bạn hãy giành cho mình 10 phút để chuẩn bị cho mình. Dưới đây là một số gợi ý:
-Dành đủ thời gian để chuẩn bị cẩn thận cho cuộc họp / hội thảo
-Mường tượng hình ảnh mình trong bối cảnh tập huấn thành công nhất
-Làm một vài đông tác thư giãn cổ
-Thở sâu vài hơi
-Thư giãn chân tay
-Bắt chuyện với tham dự viên, cười với họ
5. Tham dự viên thường tự đặt câu hỏi gì trước khi họ có hứng thú
Người điều hành cần nhận biết được cảm xúc và những câu hỏi của tham dự viên khi tham dự viên đến với cuộc họp / hội thảo
-Mình đang ở đâu ?
-Những người điều hành này là ai ? (Họ có gần gũi không ? Họ có giỏi không ? Họ có hiểu mình không ? Họ có quý mình không ? Họ muốn mình làm gì ? )
-Những tham dự viên kia là ai ? (Mình có quen ai không nhỉ? Mình có thích / không thích ai ngay từ cái nhìn đầu tiên không ? Họcó thích mình không ? Họ có giỏi hơn mình không ? Họ có thích đi học không ? Liệu có ai trong số họ có nhiều kinh nghiệm không ?)
-Tại sao mọi người lại đến tất cả đây ? (Mình chẳng biết gì về họp / hội thảo – sếp cử đi thì đi. Không biết ở đây có ai giống mình không ? Thời gian biểu cuộc họp / hội thỏa thế nào ? Chương trình thảo luận có những chủ đề gì ? Thảo luận có vất vả không ? Họp / hội thảo có đáp ứng những mong đợi của mình không ?)
-
Nếu bạn tạo ra các hoạt đông trả lời được các câu hỏi này thì bạn sẽ có một nhóm tham dự viên tuyệt vời .
TẠO HỨNG THÚ ĐẦU CUỘC HỌP / HỘI THẢO VÀ TRONG QUÁ TRÌNH HỌP / HỘI THẢO
Người điều hành tạo hứng thú tham gia cho tham dự viên như thế nào ?
Làm thế nào để chúng ta tạo ra hứng thú / khuấy động tính tò mò / ham hiểu biết trong các cuộc họp / hội thảo ? Bạn có nghĩ rằng các tham dự viên luôn có những hứng thú bên trong đối với những điều họ thảo luận hay khôn ? Trong thực tế, câu trả lời là không. Tuy nhiên bạn sẽ được trả công xứng đáng khi bạn tìm ra những hứng thú của tham dự viên – bạn có thể chỉ đơn giản là hỏi họ, bạn có thể yêu cầu họ nói một chút về nội dung sắp thảo luận, bạn có thể quan sát họ và lắng nghe các cuộc thảo luận của họ - và sau đó cố gắng sử dụng những hứng thú này trong cuộc họp / hội thảo. Bạn có thể làm cho cuộc họp / hôi thảo trở nên thú vị bằng việc sử dụng nhiều phương pháp giảng dậy đa dạng và vì những người lớn thích tham gia, hãy đảm bảo rằng bạn dành nhiều thời gian cho phần thực hành.
Thế còn việc gợi trí tò mò và làm cho nó có hiệu quả trong cuộc họp / hội thảo thì sao ?
Ví dụ:
-Hãy nhìn vào mô hình này. Nếu tôi ấn cái này thì điều gì sẽ xảy ra ?
-Đây là một vấn đề toán học đơn giản tôi muốn các bạn giải ...
Vấn đề là khi chuẩn bị cho cuộc họp / hội thảo của mình bạn phải suy nghĩ về việc lập kế hoạch để khơi dậy sự hứng thú và các hoạt động để duy trì sự hứng thú đó.
Một số gợi ý trong việc tạo hứng thú
-Chọn hoạt động và lời nói tạo nên sự tin tưởng trong nhóm với nhau
-Nhấn mạnh vào những lợi ích mà người thảo luận sẽ thu được
-Nói với tham dự viên theo cách thân mật. Hãy nói chúng ta, đừng nói các bạn
-Không cần dấu sự hồi hộp, hãy tin tưởng vào các tham dự viên như mình muốn họ tin vào mình
-Liên hệ những hoạt động ban đầu với những gì tham dự viên đã biết. Đảm bảo tham dự viên có cảm giác mình sẽ đạt được những thành công trong cuộc họp / hội thảo ngay từ những ngày đầu cuộc họp / hội thảo
-Nếu tầm quan trọng của cuộc họp / hội thảo
-Gây tò mò cho tham dự viên về nội dung sắp thảo luận
-Vẽ. Viết lê giấy to, hoặc các dụng cụ trực quan khác.... để tác động vào giác quan (nhìn, nghe , ngửi,...)
-Chơi các trò chơi liên quan đến nội dung thảo luận
-Bằng chính nội dung và phương pháp thảo luận
-Đề nghị tham dự viên thể hiện mức độ hứng thú và chia sẻ mức độ hứng thú của mình với những người khác.
-...
Việc tạo hứng thú lớn hơn một trò chơi hay một hoạt động. Nó giúp tham dự viên thể hiện thái độ và suy nghĩ khi bắt đầu cuộc họp / hội thảo. Nhiệm vụ của người điều hành là tạo cho tham dự viên hứng thú với cuộc họp / hội thảo nói chung và từng cuộc họp / hội thảo nói riêng. Người điều hành có thể tạo hứng thú bằng cách sắp xếp phòng thảo luận, một trò chơi, một bài tập, một câu chuyện, một từ, một vật,...và ngay cả sự im lặng.
80% sự thành công của một cuộc họp / hội thảo phụ thuộc vào sự hứng thú của tham dự viên đối với cuộc họp / hội thảo. Bởi vậy, lập kế hoạch cho việc tạo hứng thú tham gia của tham dự viên là hết sức cần thiết.
Việc tạo hứng thú tham gia cho tham dự viên cần đạt một số tiêu chuẩn sau
-Giúptham dự viên quan tâm, chú ý vào chủ đề / nội dung tham dự viên cần thảo luận
-Được dành một tỉ lệ thời gian phù hợp so với thời gian dành cho toàn bộcuộc họp / hội thảo
-Thường xuyên, liên tục
-Đa dạng
-Phù hợp với đối tượng thảo luận
Một số chiến lược có thể sử dụng để tạo hứng thú tham gia
Với tư cách là người điều hành, bạn có thể đưa ra những chiến lược gì để tạo ra sự hứng thú tham gia của tham dự viên và hỗ trợ chúng ta trong việc chuẩn bị và thực hiện tập huấn.
Dưới đây là một số gợi ý:
-Tận dung các kinh nghiệm mà tham dự viên mang đến cuộc họp / hội thảo
-Tham dự viên người lớn nói chung là những người tự định hướng – họ biết họ muốn đi đến đâu và với một chút giúp đỡ, họ có thể tự mình đế đích.
-Người lớn muốn làm – làm trực tiếp trên công việc
-Một số tham dự viên có thể cần sự giúp đỡ để làm rõ và nêu ra những nhu cầu tham gia của họ. Vì một số tham dự viên miễn cưỡng khi làm việc này trước mặt mọi người, vì vậy bạn nên trao đổi riêng với từng cá nhân về mục đích và nhu cầu của họ.
-Quá trình làm rõ các nhu cầu và mục đích tham gia của các cá nhân góp phần làm cho họ có cảm giác hài lòng
-Đưa ra những ý kiến phản hồi mang tính xây dựng, những ý kiến phản hồi này có thể góp phần giúp tham dự viên thấy được sự thành công của mình.
-Thành công và sự hài lòng trở thành những tác nhân củng cố cho việc tham gia và thúc đẩy việc tham gia tiếp theo
-Giúp phát triển việc tự quản và tự đánh giá việc tham gia. Đàotạo dựa trên năng lực của từng tham dự viên. Tham dự viên không phải cạnh tranh với nhau
-Tạo cơ hội cho các tham dự viên đạt được kết quả tham gia – có thể hai hoặc ba lần thử - cung cấp các phản hồi tích cực để hỗ trợ thành quả đạt được
-Đối với những nhiệm vụ khó, phức tạp, dành cho tham dự viên nhiều thời gian, sự hỗ trợ, nguồn lực, sự tư vấn và cơ hội hiệu chỉnh và cải tiến công việc.
Một cuộc họp / hội thảo tốt phải được chuẩn bị tốt , được thực hiện tốt và có được kết quả như mong đợi. Muốn vậy thì cuộc họp / hội thảo đó cần đảm bảo những tiêu chuẩn sau :
1)Mục tiêu cuộc họp / hội thảo phải rõ ràng, cụ thể
2)Kết quả mong đợi cụ thể
3)Đúng và đủ đối tượng tham dự
4)Chương trình họp / hội thảo phải đảm bảo đạt được mục tiêu, kết quả đã đề ra
5)Từng phần của họp / hội thảo được thực hiện theo tiến trình hợp lý
6)Người dự họp / hội thảo cũng cần được chuẩn bị kỹ
7)Hậu cần đầy đủ và thuận tiện
Làm gì để có được cuộc họp / hội thảo tốt ?
Để có được một cuộc hội thảo tốt
1) Thiết kế họp / hội thảo bắt đầu từ xác định mục tiêu . Mục tiêu của họp / hội thảo là trả lời cho câu hỏi Tổ chức họp / hội thảo này để làm gì ?
Những mục tiêu kiểu như : sơ kết, tổng kết ,... chưa phải là mục tiêu tốt. Nếu mục tiêu được viết là “họp / hội thảo nhằm sơ kết quá trình thực hiện dự án 1 năm qua” thì câu hỏi cần đặt ra là : sơ kết để làm gì ? Mục tiêu tốt phải ở phạm vi có thể đạt được.
Một số ví dụ về mục tiêu họp / hội thảo tốt:
-Sau họp / hội thảo , các em học sinh nhận ra những điểm mạnh và chưa mạnh về trường học của mình
-Họp / hội thảo nhằm lập kế hoặc phát triển chiến lược của cơ quan trong 5 năm tới,
-Họp / hội thảo nhằm khuyến khích khả năng sáng tạo, tinh thần làm chủ và sự gắn bó của công nhân với công ty
2) Xác định kết quả mong đợi dựa vào mục tiêu : Họp / hội thảo được chuẩn bị tốt là từ trước khi bắt đầu họp/ hội thảo, người điều hành đã hình dung rõ nét những kết quả mà họp / hội thảo cần phải tạo ra được. Chỉ có được những kết quả này thì mới đạt đượcmục tiêu đề ra. Kết quả của họp / hội thảo là trả lời cho câu hỏi : Có những kết quả nào thì có thể nói rằng cuộc họp / hội thảo đã đạt mục tiêu ?
Ví dụ kết quả:
-Có được thông tin về những điều trẻ em thích và không thích về các khía cạnh của nhà trường như : thầy cô giáo, cơ sở vật chất, nội dung học, quan hệ bạn bè, cảnh quan trường, các hoạt động ngoại khóa, các quy định do chính các em nêu ra. Hoặc :
-Có được kế hoạch phát triển cơ quan trong 5 năm tới trên cơ sở phân tích thị trường hiện tại và xu hướng phát triển;
-Có ít nhất 5 ý kiến cải tiến sản xuất do chính các công nhân đưa ra được chấp nhận đưa vào thực hiện
3) Mời người tham dự họp / hội thảo đúng đối tượng và đủ số lượng : Những người không thể đóng góp thêm vào hiệu quả họp / hội thảo hay không được lợi ích từ họp / hội thảo thì không nên mời làm lãng phí thời gian của họ.
4) Lập chương trình họp / hội thảo dựa vào kết quả mong đợi :Chương trình họp / hội thảo tốt phải bao gồm các nội dung đảm bảo đạt được mục tiêu và kết quả mong đợi, thời gian cho mỗi nội dung và phương pháp sẽ sử dụng ở mỗi nội dung. Các nội dung trong họp / hội thảo phải được sắp xếp theo một trình tự logic. Kết quả của nội dung trước là cơ sở / hỗ trợ cho nội dung sau. Tránh theo nếp cũ: có những người khi nghĩ đến tổ chức họp / hội thảo là nghĩ đến : khai mạc – báo cáo – góp ý – kết luận – bế mạc. Họ không thiết kế họp / Hội thảo dựa trên mục đích / mục tiêu của từng họp / hôi thảo mà “bắt chước” những họp / hôi thảo đã từng được tham dự. Họ không tự đặt câu hỏi : Vì sao lại cần có hoạt động này?
Lập chương trình họp / hội thảo là trả lời cho câu hỏi Cần phải bàn những việc gì để có được những kết quả mong đợi ?
5) Người được phân công điều hành mỗi phần cần chuẩn bịvê trình tự chi tiết tiến hành phần thảo luận, chọn phương pháp thảo luận tối ưu, đặc biệt phải chuẩn bị các câu hỏi chính để hướng dẫn thảo luận
6) Người tham dự cũng cần được chuẩn bị về tinh thần, nội dung và phương pháp tiến hành họp / hội thảo
Người tham dự có thể chấp nhận những sự “ngạc nhiên thú vị” nhưng rất khó bỏ qua những điều làm họ thất vọng ở họp / hội thảo. Bởi vậy người tham dự cần được biết càng nhiều về họp / hội thảo càng tốt trước khi họ đến, để họ không chờ đợi những điều mà họp / hội thảo không đề cập tới.
7) Đảm bảo hậu cần tốt nhất có thể : Chuẩn bị tốt hậu cần có nghĩa là phòng họp / hội thảo đủ tiêu chuẩn về ánh sáng, chỗ ngồi. Đầy đủ văn phòng phẩm cần thiết cho họp / hội thảo. Có đủ nơi ăn nghĩ cho người tham dự (nếu cần). Hãy chuẩn bị một danh mục những việc cần làm về mặt tổ chức và hậu cần để tránh bỏ sót.
Friday, July 23, 2010
ky-nang-mem
