Các biện pháp can thiệp nhằm quản lý tiến trình họp / hội thảo

Các biện pháp can thiệp nhằm quản lý tiến trình họp / hội thảo

- Điều chỉnh tốc độ : (nói, làm) nhanh hơn hoặc chậm lại cho phù hợp với tốc độ chung của người tham dự, thêm, bớt thời gian làm bài tập / nhiệm vụ của người tham dự; thêm, bớt khối lượng công việc, bài tập cho người tham dự.

- Điều chỉnh nội dung : Xác định nhanh điều người tham dự muốn thảo luận và điều chỉnh theo chương trình họp / hội thảo theo đó : có thể chỉ là chuyển nhanh sang phần tiếp theo của nội dung, có thể thêm hoặc bớt nội dung so với dự định ban đầu; có thể chuyển trọng tâm của một nội dung.

- Điều chỉnh phương pháp hội thảo để ai cũng có cơ hội tham gia: để phù hợp với khả năng của người tham dự: để phát huy thế mạnh của người tham dự, để tạo ra những phát triển mới trong người tham dự, để khuấy động không khí cuộc họp; để thay đổi hứng thú của người tham dự

- Làm rõ câu hỏi, trả lời băn khoăn: đề nghị người tham dự nêu những băn khoăn / câu hỏi của mình và giúp họ hiểu hơn, hết băn khoăn; người điều hành nhắc lại nhiệm vụ; người điều hành khuyến khích người tham dự về nhóm và đến tận nơi giải thích thêm về yêu cầu

- Cải thiện các mối quan hệ: thực hiện hoạt động xây dựng nhóm (cho nhau những phản hồi tích cực, thương lượng về những việc muốn bạn mình làm thêm / bớt / giữ nguyên, tặng những món quà tinh thần / biểu tượng ; khen công khai những hành vi xây dựng nhóm; tổ chức hoạt động chung cho nhóm )

- Tăng tính tự tin : tạo cơ hội để người tham dự chưa tự tin được phát biểu trước nhóm; khen những thành công ban đầu của họ; giao nhiệm vụ (làm nhóm trưởng) cho họ; tỏ rõ hứng thú của mình với những việc người chưa tự tin đang cố gắng thực hiện

- Giúp giải tỏa những ức chế khác: đôi khi người tham dự bị ức chế do ý kiến của người điều hành hay của người tham dự khác, hoặc do môi trường học tập. Người điều hành cần có những biện pháp phù hợp như : thừa nhận, thử thách, an ủi, đề nghị người tham dự kiên nhẫn thêm, xoa dịu, đưa ra giải pháp ….để giải tỏa ức chế

Xử trí một số tình huống khó thường gặp trong họp / hội thảo

Người tham dự đưa ra những câu hỏi hoặc ý kiến “khó”

- Cân nhắc nhanh xem câu hỏi hoặc ý kiến đó có phù hợp với chủ đề cuộc họp và nội dung đang bàn không

- Nếu không, hãy cám ơn và đề nghị sẽ bàn về câu hỏi hoặc ý kiến đó vào lúc khác (giờ nghỉ, sau giờ, phần nội dung khác)

- Nếu có :

o Mời những người khác cho ý kiến của họ liên quan đến câu hỏi / ý kiến này

o Hỏi thêm để làm rõ các câu hỏi / ý kiến đưa ra

o Hỏi thêm để giúp người tham dự phân tích sâu hơn chủ đề đang tranh luận

o Tổng hợp và tóm tắt các ý kiến

o Bổ sung thêm kinh nghiệm cá nhân

Một vài người tham dự áp đảo những người khác

- Cám ơn họ và nói rằng bạn muốn nghe ý kiến của những người khác

- Mời trực tiếp những người khác cho ý kiến

- Đổi phương pháp: lấy ý kiến nhóm lớn thường khó kiểm soát những người thích áp đảo, bạn có thể đổi sang dùng thảo luận nhóm nhỏ và đưa tất cả những người hay áp đảo vào một nhóm, hoặc có tểh chuyển sang phát thẻ để lấy ý kiến từng người rồi tổng hợp sau

- Nói chuyện riêng với những người thích a”áp đảo” vào giờ nghỉ. Trao đổi với họ về sự cần thiết phải có ý kiến của tất cả mọi người và khuyến khích họ lắng nghe nhiều hơn

Một vài người không nói hoặc không tham gia các hoạt động nhóm

- Đặt câu hỏi trực tiếp cho họ, có thể bắt đầu với những câu hỏi đơn giản

- Mời họ tham gia các hoạt động

- Giao cho họ những nhiệm vụ cụ thể trong mội hoạt động, ví dụ làm nhóm trưởng, làm người báo cáo,…

- Hỏi thăm họ xem có điều gì khó khăn hay không hài lòng không ?

Người tham dự có ý kiến phản đối ý kiến của người điều hành

- Cảm ơn người tham dự đã đưa ý kiến

- Hỏi thêm để làm rõ / cụ thể hơn ý kiến đó; VD : đề nghị đưa ra ví dụ cụ thể, nêu rõ mục đíhc trong tình huống đưa ra, xác định nguyên nhân dẫn đến tình huống đó,…

- Mời những người khác đóng góp thêm ý kiến

- Hỏi để mọi người đi đến kết luận chung . Lưu ý

o Công nhận những gì phù hợp / đúng trong ý kiến phản đối đã nêu

o Bổ sung thêm những gợi ý cho những điểm phù hợp đó

o Điểm lại những phần không phù hợp và nêu rõ nó không phù hợp trong bối cảnh nào

o Giải thích rõ tại sao phần đó không phù hợp

o Đề xuất những giải pháp thay thế cho những phần không phù hợp

Bất đồng ý kiến / quan điểm giữa những người tham dự trong cuộc họp

- Đề nghị mỗi bên đưa ra lý lẽ của mình để hỗ trợ cho ý kiến của họ: ưu điểm / nhược điểm; mức độ phù hợp / không phù hợp

- Dẫn dắt các bên thảo luận đưa ra các đề xuất khả thi nhằm khắc phục những nhược điểm của mỗi ý kiến và đảm bảo ưu điểm của tất cả các ý kiến

- Tổng hợp các đề xuất đưa ra thành một ý kiến cuối cùng mang tất cả những ưu điểm và đã khắc phục được các nhược điểm đã nêu, hoặc để lựa chọn được ý kiến phù hợp hơn trong tình huống cụ thể

Posted in: ky-nang-dieu-hanh-hoi-thao