HOẠT ĐỘNG TẠO HỨNG THÚ THAM GIA VÀ KHUẤY ĐỘNG

HOẠT ĐỘNG TẠO HỨNG THÚ THAM GIA VÀ KHUẤY ĐỘNG

TẠO HỨNG THÚ KHI BẮT ĐẦU CUỘC HỌP/HỘI THẢO

1. Hoạt động bắt đầu một cuộc họp / hội thảo

Bạn bắt đầu một cuộc họp / hội thảo như thế nào ?

Đón chào tham dự viên ?

Thông báo về các vấn đề hậu cần ?

Thông báo / đọc các mục tiêu của cuộc họp / hội thảo?

Bắt đầu ngay vào nội dung cuộc họp / hội thảo đầu tiên ?

Giới thiệu mọi người với nhau ?

Giới thiệu bản thân bạn ?

Có hai cách để bắt đầu một cuộc họp / hội thảo ?

Bắt đầu bằng nội dung cuộc họp / hội thảo

Bắt đầu bằng hoạt động tạo hứng thú

Bắt đầu cuộc họp / hội thảo bằng hoạt động tạo hứng thú rất quan trọng. Lúc đầu, nếu ta để mọi người giới thiệu làm quen sẽ tốt hơn rất nhiều so với bắt đầu bằng cách đi ngay vào nội dung họp / hội thảo

2. Tại sao cần tạo hứng thú

Khi tới cuộc họp / hội thảo, tham dự viên đã có những ý tưởng, mong muốn, chờ đợi về những điều họ muốn làm được trong cuộc họp / hội thảo. Nhiệm vụ của người điều hành là sử dụng kích thích hứng thú để kể hợp mong muốn của tham dự viên với mục tiêu cuộc họp / hội thảo. Việc tạo hứng thú không phải là một sự kiện, nó là một quá trình. Quá trình này bắt đầu từ trước cuộc họp / hội thảo, kéo dài trong suốt cuộc họp / hội thảo và còn tồn tại sau khi kết thúc cuộc họp / hội thảo.

3. Khi nào thì sự hứng thú của tham dự viên bắt đầu và tiếp tục ?

Sự hứng thú của tham dự viên về cuộc họp / hội thảo bắt đầu khi họ nghe nói và biết đến cuộc họp / hội thảo. Sự hứng thú về cuộc họp / hội thảo của tham dự viên tăng lên khi họ cảm thấy thoải mái với :

- Những thông tin qua thư từ, điện thoại giữa người điều hành và tham dự viên

- Những thông tin mà họ nghe được về người điều hành

- Những khó khăn họ phải vượt qua để có thể đi học

- Những phiền nhiễu của con cái, giao thông ... trên đường đến cuộc họp / hội thảo (ví dụ con nhỏ, khó khăn trong việc đi lại ...)

- Cảm giác đầu tiên khi họ bước vào cuộc họp / hội thảo

4. Tại sao người điều hành phải là người đầu tiên có hứng thú

Người điều hành muốn tạo sự hứng thú của tham dự viên cũng cần phải suy nghĩ đến hứng thú của chính mình. Người điều hành cũng có những suy nghĩ riêng của mình như : lo lắng, hồi hộp, thiếu tự tin,...những cảm giác này không giúp bạn trong giờ thảo luận đầu tiên.

Bởi vậy bạn hãy giành cho mình 10 phút để chuẩn bị cho mình. Dưới đây là một số gợi ý:

- Dành đủ thời gian để chuẩn bị cẩn thận cho cuộc họp / hội thảo

- Mường tượng hình ảnh mình trong bối cảnh tập huấn thành công nhất

- Làm một vài đông tác thư giãn cổ

- Thở sâu vài hơi

- Thư giãn chân tay

- Bắt chuyện với tham dự viên, cười với họ

5. Tham dự viên thường tự đặt câu hỏi gì trước khi họ có hứng thú

Người điều hành cần nhận biết được cảm xúc và những câu hỏi của tham dự viên khi tham dự viên đến với cuộc họp / hội thảo

- Mình đang ở đâu ?

- Những người điều hành này là ai ? (Họ có gần gũi không ? Họ có giỏi không ? Họ có hiểu mình không ? Họ có quý mình không ? Họ muốn mình làm gì ? )

- Những tham dự viên kia là ai ? (Mình có quen ai không nhỉ? Mình có thích / không thích ai ngay từ cái nhìn đầu tiên không ? Họ có thích mình không ? Họ có giỏi hơn mình không ? Họ có thích đi học không ? Liệu có ai trong số họ có nhiều kinh nghiệm không ?)

- Tại sao mọi người lại đến tất cả đây ? (Mình chẳng biết gì về họp / hội thảo – sếp cử đi thì đi. Không biết ở đây có ai giống mình không ? Thời gian biểu cuộc họp / hội thỏa thế nào ? Chương trình thảo luận có những chủ đề gì ? Thảo luận có vất vả không ? Họp / hội thảo có đáp ứng những mong đợi của mình không ?)

-

Nếu bạn tạo ra các hoạt đông trả lời được các câu hỏi này thì bạn sẽ có một nhóm tham dự viên tuyệt vời .

TẠO HỨNG THÚ ĐẦU CUỘC HỌP / HỘI THẢO VÀ TRONG QUÁ TRÌNH HỌP / HỘI THẢO

1. Người điều hành tạo hứng thú tham gia cho tham dự viên như thế nào ?

Làm thế nào để chúng ta tạo ra hứng thú / khuấy động tính tò mò / ham hiểu biết trong các cuộc họp / hội thảo ? Bạn có nghĩ rằng các tham dự viên luôn có những hứng thú bên trong đối với những điều họ thảo luận hay khôn ? Trong thực tế, câu trả lời là không. Tuy nhiên bạn sẽ được trả công xứng đáng khi bạn tìm ra những hứng thú của tham dự viên – bạn có thể chỉ đơn giản là hỏi họ, bạn có thể yêu cầu họ nói một chút về nội dung sắp thảo luận, bạn có thể quan sát họ và lắng nghe các cuộc thảo luận của họ - và sau đó cố gắng sử dụng những hứng thú này trong cuộc họp / hội thảo. Bạn có thể làm cho cuộc họp / hôi thảo trở nên thú vị bằng việc sử dụng nhiều phương pháp giảng dậy đa dạng và vì những người lớn thích tham gia, hãy đảm bảo rằng bạn dành nhiều thời gian cho phần thực hành.

Thế còn việc gợi trí tò mò và làm cho nó có hiệu quả trong cuộc họp / hội thảo thì sao ?

Ví dụ:

- Hãy nhìn vào mô hình này. Nếu tôi ấn cái này thì điều gì sẽ xảy ra ?

- Đây là một vấn đề toán học đơn giản tôi muốn các bạn giải ...

Vấn đề là khi chuẩn bị cho cuộc họp / hội thảo của mình bạn phải suy nghĩ về việc lập kế hoạch để khơi dậy sự hứng thú và các hoạt động để duy trì sự hứng thú đó.

Một số gợi ý trong việc tạo hứng thú

- Chọn hoạt động và lời nói tạo nên sự tin tưởng trong nhóm với nhau

- Nhấn mạnh vào những lợi ích mà người thảo luận sẽ thu được

- Nói với tham dự viên theo cách thân mật. Hãy nói chúng ta, đừng nói các bạn

- Không cần dấu sự hồi hộp, hãy tin tưởng vào các tham dự viên như mình muốn họ tin vào mình

- Liên hệ những hoạt động ban đầu với những gì tham dự viên đã biết. Đảm bảo tham dự viên có cảm giác mình sẽ đạt được những thành công trong cuộc họp / hội thảo ngay từ những ngày đầu cuộc họp / hội thảo

- Nếu tầm quan trọng của cuộc họp / hội thảo

- Gây tò mò cho tham dự viên về nội dung sắp thảo luận

- Vẽ. Viết lê giấy to, hoặc các dụng cụ trực quan khác.... để tác động vào giác quan (nhìn, nghe , ngửi,...)

- Chơi các trò chơi liên quan đến nội dung thảo luận

- Bằng chính nội dung và phương pháp thảo luận

- Đề nghị tham dự viên thể hiện mức độ hứng thú và chia sẻ mức độ hứng thú của mình với những người khác.

- ...

Việc tạo hứng thú lớn hơn một trò chơi hay một hoạt động. Nó giúp tham dự viên thể hiện thái độ và suy nghĩ khi bắt đầu cuộc họp / hội thảo. Nhiệm vụ của người điều hành là tạo cho tham dự viên hứng thú với cuộc họp / hội thảo nói chung và từng cuộc họp / hội thảo nói riêng. Người điều hành có thể tạo hứng thú bằng cách sắp xếp phòng thảo luận, một trò chơi, một bài tập, một câu chuyện, một từ, một vật,...và ngay cả sự im lặng.

80% sự thành công của một cuộc họp / hội thảo phụ thuộc vào sự hứng thú của tham dự viên đối với cuộc họp / hội thảo. Bởi vậy, lập kế hoạch cho việc tạo hứng thú tham gia của tham dự viên là hết sức cần thiết.

2. Việc tạo hứng thú tham gia cho tham dự viên cần đạt một số tiêu chuẩn sau

- Giúp tham dự viên quan tâm, chú ý vào chủ đề / nội dung tham dự viên cần thảo luận

- Được dành một tỉ lệ thời gian phù hợp so với thời gian dành cho toàn bộ cuộc họp / hội thảo

- Thường xuyên, liên tục

- Đa dạng

- Phù hợp với đối tượng thảo luận

3. Một số chiến lược có thể sử dụng để tạo hứng thú tham gia

Với tư cách là người điều hành, bạn có thể đưa ra những chiến lược gì để tạo ra sự hứng thú tham gia của tham dự viên và hỗ trợ chúng ta trong việc chuẩn bị và thực hiện tập huấn.

Dưới đây là một số gợi ý:

- Tận dung các kinh nghiệm mà tham dự viên mang đến cuộc họp / hội thảo

- Tham dự viên người lớn nói chung là những người tự định hướng – họ biết họ muốn đi đến đâu và với một chút giúp đỡ, họ có thể tự mình đế đích.

- Người lớn muốn làm – làm trực tiếp trên công việc

- Một số tham dự viên có thể cần sự giúp đỡ để làm rõ và nêu ra những nhu cầu tham gia của họ. Vì một số tham dự viên miễn cưỡng khi làm việc này trước mặt mọi người, vì vậy bạn nên trao đổi riêng với từng cá nhân về mục đích và nhu cầu của họ.

- Quá trình làm rõ các nhu cầu và mục đích tham gia của các cá nhân góp phần làm cho họ có cảm giác hài lòng

- Đưa ra những ý kiến phản hồi mang tính xây dựng, những ý kiến phản hồi này có thể góp phần giúp tham dự viên thấy được sự thành công của mình.

- Thành công và sự hài lòng trở thành những tác nhân củng cố cho việc tham gia và thúc đẩy việc tham gia tiếp theo

- Giúp phát triển việc tự quản và tự đánh giá việc tham gia. Đào tạo dựa trên năng lực của từng tham dự viên. Tham dự viên không phải cạnh tranh với nhau

- Tạo cơ hội cho các tham dự viên đạt được kết quả tham gia – có thể hai hoặc ba lần thử - cung cấp các phản hồi tích cực để hỗ trợ thành quả đạt được

- Đối với những nhiệm vụ khó, phức tạp, dành cho tham dự viên nhiều thời gian, sự hỗ trợ, nguồn lực, sự tư vấn và cơ hội hiệu chỉnh và cải tiến công việc.

Posted in: ky-nang-dieu-hanh-hoi-thao