THIẾT KẾ HỌP ? HỘI THẢO

THIẾT KẾ HỌP ? HỘI THẢO

Mỗi cuộc họp / hội thảo cũng như một dự án nhỏ, cần được thiết kế và lập kế hoạch chu đáo. Các cuộc họp / hội thảo diễn ra ở những thời điểm khác nhau với những mục tiêu khác nhau nên cần được thiết kế riêng , không được dùng thiết kế của cuộc họp / hội thảo này cho cuộc họp / hội thảo khác.

Người hoặc nhóm điều hành cuộc họp / hội thảo phải thiết kế toàn bộ chương trình họp / hội thảo theo trình tự lo gic : mục tiêu – kết quả mong đợi – chương trình họp / hội thảo – câu hỏi và phương pháp trước ngày họp / hội thảo

Khi điều hành cuộc họp / hội thảo, người điều hành sẽ giới thiệu mục tiêu, kết quả mong đợi và chương tình họp / hội thảo với những người tham dự để họ bổ sung và ủng hộ. Phần này sẽ giúp người tham dự nhìn thấy họ sẽ đi đến đâu trong cuộc họp / hội thảo này.

Người điều hành sẽ sử dụng nhiều phương pháp khác nhau để hướng dẫn người tham gia bình luận các phần trong tiến trình / chương trình họp / hội thảo để cuối cùng đạt các kết quả mong đợi và đạt mục tiêu hội thảo.

Dưới đây là những bước cơ bản trong thiết kế Họp / Hội thảo :

Các bước thiết kế	Câu hỏi hỗ trợ thiết kế
1. Xác định mục tiêu và kết quả họp / hội thảo - Mục tiêu là kết quả ở mức độ cao nhất mà họp / hội thảo có thể đạt được - Mục tiêu họp / hội thảo phải thực tế, có khả năng đạt được. Không xác định mục tiêu họp / hội thảo lớn hơn khả năng thực hiện - Phải cụ thể về thời gian, có thể quan sát được, có thể đạt được trong phạm vi họp / hội thảo - Kết quả là những điều kiện cần và đủ để cuộc họp / hội thảo đạt được mục tiêu đề ra	* Họp / hội thảo để làm gì ? * Khi họp / hội thảo thành công ta sẽ đạt được điều gì ? cho ai ? * Họp / hội thảo sẽ có tác dụng như thế nào đối với người tham gia ? * Mục tiêu bạn nêu ra có thực tế không ? Với thời gian họp / hội thảo là …bạn cho rằng họp / hội thảo sẽ đạt được mục tiêu đã nêu không ? * Để đạt được những mục tiêu của họp / hội thảo cần có những điều kiện gì hoặc * Cần có những kết quả gì để có thể nói rằng đã đạt được các mục tiêu họp / hội thảo? * Nếu thỏa mãn tất cả các điều kiện trên thì có chắc chắn đạt được mục tiêu họp / hội thảo không ? Hoặc * Nếu có những kết quả này thì có đảm bảo chắc chắn đạt được mục tiêu họp / hội thảo không ?
2. Lập chương trình họp / hội thảo - Đưa ra các bước (phần) trong chương tình để đạt được những kết quả mong đợi của cuộc họp / hội thảo đã xác định ở trên - Miêu tả các hoạt động cần thực hiện để có các kết quả mong đợi của họp / hội thảo	* Phải bàn luận những vấn đề nào để có thể có được những kết quả trên ? hoặc * Cần phải thảo luận những gì để tạo ra được những kết quả trên * Nếu thực hiện tất cả những hoạt động này thì có chắc chắn đạt được những kết quả nêu trên không ?
3. Chuẩn bị câu hỏi / câu yêu cầu để điều hành các bước * Viết các câu hỏi người điều hành sẽ sử dụng cho mỗi hoạt động đã miêu tả * Các câu hỏi phải ngắn gọn và rõ ý	- Phải hỏi những câu hỏi nào để lấy được những ý kiến / thông tin cần biết ? - Cần có những câu yêu cầu nào để người tham dự thực hiện những hoạt động này ? * Khi được hỏi câu này, người ta sẽ có thể trả lời như thế nào ? * Khi nghe xong lời yêu cầu này, người ta có thể thực hiện đúng điều mình mong muốn chưa ? * Khi tất cả những câu hỏi này được trả lời, đã có được ý kiến / thông tin mong muốn chưa ?
4. Lựa chọn phương pháp - Quyết định cách thức giúp người tham dự trả lời những câu hỏi đã nêu - Phương pháp phải phù hợp với kết quả cần đạt được của hoạt động và phát huy tối đa khả năng tham gia của người tham dự	- Phương pháp nào là tốt nhất để có được câu trả lời của người tham dự cho câu hỏi này ? - Mục đích của câu hỏi là lấy ý kiến hay giúp người tham dự phân tích ? - Phương pháp này có cho phép lấy được hết ý kiến của từng người không ? có tạo cơ hội cho mọi người thảo luận, phân tích không ? - Phương pháp này có dễ thực hiện đối với người tham dự không ?
5. Hoàn thiện thiết kế - Đảm bảo thiết kế đã đầy đủ chi tiết giúp người điều hành nắm vững từng công việc phải làm	- Thời gian cần thiết cho mỗi hoạt động và mỗi bước, và tổng thời gian cần thiết ? - Có cần điều chỉnh gì về hoạt động hoặc phương pháp để phù hợp với thời gian cho phép không ? - Cần sử dụng những phương tiện / dụng cụ gì trong mỗi hoạt động ? - Cần những tài liệu gì ? - Ai sẽ điều hành phần nào ? - Cộng thêm 10% thời gian dự phòng cho toàn bộ cuộc họp / hội thảo .

Posted in: ky-nang-dieu-hanh-hoi-thao