CUỘC HỌP / HỘI THẢO TỐT

CUỘC HỌP / HỘI THẢO TỐT

Một cuộc họp / hội thảo tốt phải được chuẩn bị tốt , được thực hiện tốt và có được kết quả như mong đợi. Muốn vậy thì cuộc họp / hội thảo đó cần đảm bảo những tiêu chuẩn sau :

1) Mục tiêu cuộc họp / hội thảo phải rõ ràng, cụ thể

2) Kết quả mong đợi cụ thể

3) Đúng và đủ đối tượng tham dự

4) Chương trình họp / hội thảo phải đảm bảo đạt được mục tiêu, kết quả đã đề ra

5) Từng phần của họp / hội thảo được thực hiện theo tiến trình hợp lý

6) Người dự họp / hội thảo cũng cần được chuẩn bị kỹ

7) Hậu cần đầy đủ và thuận tiện

Làm gì để có được cuộc họp / hội thảo tốt ?

Để có được một cuộc hội thảo tốt

1) Thiết kế họp / hội thảo bắt đầu từ xác định mục tiêu . Mục tiêu của họp / hội thảo là trả lời cho câu hỏi Tổ chức họp / hội thảo này để làm gì ?

Những mục tiêu kiểu như : sơ kết, tổng kết ,... chưa phải là mục tiêu tốt. Nếu mục tiêu được viết là “họp / hội thảo nhằm sơ kết quá trình thực hiện dự án 1 năm qua” thì câu hỏi cần đặt ra là : sơ kết để làm gì ? Mục tiêu tốt phải ở phạm vi có thể đạt được.

Một số ví dụ về mục tiêu họp / hội thảo tốt:

- Sau họp / hội thảo , các em học sinh nhận ra những điểm mạnh và chưa mạnh về trường học của mình

- Họp / hội thảo nhằm lập kế hoặc phát triển chiến lược của cơ quan trong 5 năm tới,

- Họp / hội thảo nhằm khuyến khích khả năng sáng tạo, tinh thần làm chủ và sự gắn bó của công nhân với công ty

2) Xác định kết quả mong đợi dựa vào mục tiêu : Họp / hội thảo được chuẩn bị tốt là từ trước khi bắt đầu họp/ hội thảo, người điều hành đã hình dung rõ nét những kết quả mà họp / hội thảo cần phải tạo ra được. Chỉ có được những kết quả này thì mới đạt được mục tiêu đề ra. Kết quả của họp / hội thảo là trả lời cho câu hỏi : Có những kết quả nào thì có thể nói rằng cuộc họp / hội thảo đã đạt mục tiêu ?

Ví dụ kết quả:

- Có được thông tin về những điều trẻ em thích và không thích về các khía cạnh của nhà trường như : thầy cô giáo, cơ sở vật chất, nội dung học, quan hệ bạn bè, cảnh quan trường, các hoạt động ngoại khóa, các quy định do chính các em nêu ra. Hoặc :

- Có được kế hoạch phát triển cơ quan trong 5 năm tới trên cơ sở phân tích thị trường hiện tại và xu hướng phát triển;

- Có ít nhất 5 ý kiến cải tiến sản xuất do chính các công nhân đưa ra được chấp nhận đưa vào thực hiện

3) Mời người tham dự họp / hội thảo đúng đối tượng và đủ số lượng : Những người không thể đóng góp thêm vào hiệu quả họp / hội thảo hay không được lợi ích từ họp / hội thảo thì không nên mời làm lãng phí thời gian của họ.

4) Lập chương trình họp / hội thảo dựa vào kết quả mong đợi : Chương trình họp / hội thảo tốt phải bao gồm các nội dung đảm bảo đạt được mục tiêu và kết quả mong đợi, thời gian cho mỗi nội dung và phương pháp sẽ sử dụng ở mỗi nội dung. Các nội dung trong họp / hội thảo phải được sắp xếp theo một trình tự logic. Kết quả của nội dung trước là cơ sở / hỗ trợ cho nội dung sau. Tránh theo nếp cũ: có những người khi nghĩ đến tổ chức họp / hội thảo là nghĩ đến : khai mạc – báo cáo – góp ý – kết luận – bế mạc. Họ không thiết kế họp / Hội thảo dựa trên mục đích / mục tiêu của từng họp / hôi thảo mà “bắt chước” những họp / hôi thảo đã từng được tham dự. Họ không tự đặt câu hỏi : Vì sao lại cần có hoạt động này?

Lập chương trình họp / hội thảo là trả lời cho câu hỏi Cần phải bàn những việc gì để có được những kết quả mong đợi ?

5) Người được phân công điều hành mỗi phần cần chuẩn bị vê trình tự chi tiết tiến hành phần thảo luận, chọn phương pháp thảo luận tối ưu, đặc biệt phải chuẩn bị các câu hỏi chính để hướng dẫn thảo luận

6) Người tham dự cũng cần được chuẩn bị về tinh thần, nội dung và phương pháp tiến hành họp / hội thảo

Người tham dự có thể chấp nhận những sự “ngạc nhiên thú vị” nhưng rất khó bỏ qua những điều làm họ thất vọng ở họp / hội thảo. Bởi vậy người tham dự cần được biết càng nhiều về họp / hội thảo càng tốt trước khi họ đến, để họ không chờ đợi những điều mà họp / hội thảo không đề cập tới.

7) Đảm bảo hậu cần tốt nhất có thể : Chuẩn bị tốt hậu cần có nghĩa là phòng họp / hội thảo đủ tiêu chuẩn về ánh sáng, chỗ ngồi. Đầy đủ văn phòng phẩm cần thiết cho họp / hội thảo. Có đủ nơi ăn nghĩ cho người tham dự (nếu cần). Hãy chuẩn bị một danh mục những việc cần làm về mặt tổ chức và hậu cần để tránh bỏ sót.

Posted in: ky-nang-dieu-hanh-hoi-thao