GIAO NHIỆM VỤ

GIAO NHIỆM VỤ

Giao nhiệm vụ là một kỹ năng được sử dụng rất nhiều trong điều hành cuộc họp / thảo luận. Giao nhiệm vụ tốt sẽ giúp tiết kiệm được thời gian và đảm bảo mức độ tham gia tốt.

Nội dung lời giao nhiệm vụ

Nội dung lời giao nhiệm vụ của người điều hành phải trả lời được các câu hỏi sau:

Tại sao cần làm việc này ?

Người tham dự cần biết mục đích của nhiệm vụ này. Làm xong nhiệm vụ này họ sẽ hiểu thêm về vấn đề gì? Lời giải thích này rất cần thiết nhưng phải hết sức ngắn gọn. Tốt nhất lời giải thích chỉ nên là một câu

Làm gì ?

Người tham dự cần biết kết quả mà họ cần đạt được. Cần phải dùng những động từ chỉ kết quả để mô tả công việc cần thực hiện : ví dụ : liệt kê, quyết định , chọn, xếp ưu tiên, vẽ , xác định, trả lời, vẽ nêu, biểu diễn bằng hành động….Không dùng những động từ chỉ quá trình ví dụ như : thảo luận, trao đổi, chia sẻ, tìm hiểu, nghiên cứu, xem xét,…vvv

Làm như thế nào ?

Cách làm: Người tham dự cần biết họ sẽ thực hiện nhiệm vụ theo cách nào, cá nhân, theo cặp, ba người ngồi gần nhau, theo nhóm bao nhiêu người

Thời gian thực hiện : Người tham dự cần biết họ có bao nhiêu thời gian để hoàn thành nhiệm vụ. Điều này có tác động đến tốc độ làm việc

Làm gì tiếp theo ?

Người tham dự cần biết sau khi hoàn thành nhiệm vụ, họ sẽ báo cáo lại kết quả theo cách nào: chia sẻ với người bên cạnh, viết lên thẻ giấy dính lên bảng,…

Ví dụ:

Để đánh giá tốt hơn về các giải pháp chúng ta vừa nêu, bây giờ các anh / chị có một nhiệm vụ như sau ;

Các anh / chị sẽ làm việc theo 4 nhóm. Mỗi nhóm sẽ chọn một giải pháp anh / chị cho là tốt nhất và nêu rõ tại sao anh / chị chọn giải pháp đó. Thời gian làm việc nhóm là 20 phút

Sau khi xác định xong, các nhóm ghi kết quả lên một tờ giấy lớn và dán lên tường phía cuối lớp.

(Sau đó chia nhóm và phân công chỗ làm việc của các nhó,. Về các cách chia nhóm, xem phương pháp thảo luận nhóm nhỏ )

Với các nhiệm vụ phức tạp

Các nhiệm vụ phức tạp hơn thường ở các dạng sau :

- Mỗi nhóm hay cá nhân làm một việc khác nhau

- Nhiệm vụ gồm nhiều dữ liệu, thông tin khó nhớ

- Nhiệm vụ có câu hỏi dài và khó phân tích

- Nhiệm vụ gồm nhiều câu hỏi cần phân tích

Với các nhiệm vụ loại này, người điều hành nên viết sẵn lời giao nhiệm vụ lên bảng hoặc lên giấy lớn trước khi giao nhiệm vụ. Như vậy người tham dự vừa được nghe vừa được đọc, và họ có thể đọc lại khi cần thiết. Người điều hành có thể viết riêng nhiệm vụ cho mỗi nhóm hoặc cá nhân vào các tờ bìa, tờ giấy và phát riêng cho họ

Khi người tham dự không hiểu nhiệm vụ

Khi người tham dự không hiểu nhiệm vụ sẽ đặt câu hỏi để người điều hành giải thích lại. Nếu cả lớp không hiểu thì người điều hành cần giải thích chung cho cả lớp thật ngắn gọn, sau đó nhanh chóng phân người tham dự vào các nhóm làm việc. Nếu chỉ một người không hiểu, người điều hành nên phân người tham dự vào nhóm làm việc sau đó giải thích riêng cho người chưa hiểu. Người tham dự cần được bắt tay vào việc càng nhanh càng tốt. Người điều hành cần hết sức tránh dành nhiều thời gian để giải thích nhiệm vụ vì điều đó làm giảm đi hứng thú của người tham dự.

Posted in: ky-nang-dieu-hanh-hoi-thao